Về vấn đề này, Luật sư Trần Văn Toàn, Văn phòng luật sư Khánh Hưng - Đoàn luật sư Hà Nội trả lời như sau:
Công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng
Theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 [tình trạng còn hiệu lực], việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản và công chứng văn bản khai nhận thừa kế được thực hiện như sau:
Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì có quyền yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản. Trong văn bản thỏa thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể tặng cho toàn bộ hoặc một phần di sản mà mình được hưởng cho người thừa kế khác [Điều 57 Luật Công chứng].
Người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật hoặc những người cùng được hưởng di sản theo pháp luật nhưng thỏa thuận không phân chia di sản đó có quyền yêu cầu công chứng văn bản khai nhận di sản [Điều 58 Luật Công chứng].
Chứng thực văn bản tại UBND cấp xã
Theo quy định tại Điểm h, Khoản 2, Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch [tình trạng còn hiệu lực], thì UBND xã, phường, thị trấn [gọi chung là UBND cấp xã] có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này [gồm tài sản là động sản, tài sản là quyền sử dụng đất, tài sản là nhà ở].
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của UBND cấp xã.
Thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực: Trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.
Trường hợp thừa kế theo pháp luật, thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực phải có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế. Trường hợp thừa kế theo di chúc, trong hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực phải có bản sao di chúc.
Công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng, chứng thực đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng, chứng thực.
Tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng, chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản trước khi thực hiện việc công chứng, chứng thực.
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, hoặc văn bản khai nhận di sản đã được công chứng, chứng thực là một trong các căn cứ để cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.
Như vậy, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, hoặc văn bản khai nhận di sản được công chứng tại tổ chức công chứng, hoặc được chứng thực tại UBND cấp xã đều có giá trị pháp lý ngang nhau.
Trên thực tế, ở khu vực đô thị, liền kề đô thị, do số lượng công dân thực hiện các giao dịch thực hiện các thủ tục hành chính, tư pháp nhiều; trong khi công chức tư pháp, công chức văn phòng thống kê, người có thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã, nhất là UBND phường, thị trấn phải thực hiện nhiều công việc hành chính khác, nên phần lớn văn bản thỏa thuận phân chia di sản, hoặc văn bản khai nhận di sản thường được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng. Ở khu vực xa đô thị, vùng nông thôn, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, giao thông, đi lại khó khăn thì văn bản thỏa thuận phân chia di sản, hoặc văn bản khai nhận di sản thường được chứng thực tại UBND xã.
Luật sư Trần Văn Toàn
VPLS Khánh Hưng, Đoàn luật sư Hà Nội
* Thông tin chuyên mục có giá trị tham khảo với người đọc, không dùng làm tài liệu trong tố tụng pháp luật.
Các văn bản được chứng thực không đúng quy định không có giá trị pháp lý
[ĐCSVN] – Có hiệu lực từ ngày 20/4,Thông tư số 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp đã bổ sung quy định về xử lý đối với giấy tờ, văn bản đã được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định pháp luật.
Ngày 03/3/2020, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ký ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP chưa có quy định về việc nếu phát hiện việc chứng thực không đúng quy định thì sẽ thực hiện khắc phục sai sót như thế nào, gây lúng túng cho cơ quan thực hiện chứng thực. Khi phát hiện có sai sót trong chứng thực, chủ yếu các cơ quan thực hiện chứng thực đều cố gắng thực hiện thu hồi văn bản đã được chứng thực sai quy định một cách cơ học, điều này là rất khó thực hiện đối với mọi trường hợp [đặc biệt là đối với chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch], dẫn đến một số cơ quan thực hiện chứng thực dù phát hiện có sai sót nhưng bỏ qua, không thực hiện bất kỳ động thái nào để khắc phục, dẫn đến văn bản đã được chứng thực sai quy định vẫn được sử dụng trong các giao dịch hành chính, dân sự, tiềm ẩn rủi ro cho cả các cơ quan nhà nước và các tổ chức, cá nhân.
Do đó, để có căn cứ xử lý thống nhất đối với văn bản chứng thực không đúng quy định pháp luật, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã quy định rõ: các giấy tờ, văn bản đã được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn thi hành thì không có giá trị pháp lý; đồng thời quy định trách nhiệm đăng tải thông tin về những giấy tờ, văn bản này./.
VH
Quy định của pháp luật
Theo Luật Công chứng năm 2014 [sửa đổi, bổ sung năm 2018] thì công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, tính hợp pháp, không trái đạo đức của bản dịch.
Công chứng viên được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, có chức năng cung cấp dịch vụ công và được xã hội coi trọng và tôn vinh như “Thẩm phán phòng ngừa”. Công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình. Văn bản công chứng được lưu trữ, bảo quản ít nhất trong thời hạn 20 năm để phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng.
Từ tính chất của hoạt động công chứng; vị trí, vai trò, quy trình bổ nhiệm của công chứng viên cũng như trình tự, thủ tục thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch trải qua các bước rất nghiêm ngặt; hồ sơ yêu cầu công chứng phải bảo đảm đầy đủ giấy tờ hợp pháp chứng minh tư cách chủ thể, quyền sở hữu đối với tài sản… mà văn bản sau khi được công chứng, chứng thực có giá trị pháp lý đặc biệt cao. Giá trị này còn thể hiện ở việc ngày nay người dân rất tin tưởng sử dụng dịch vụ công chứng, chứng thực và hoạt động công chứng ngày càng phổ biến.
Cụ thể, Điều 5 Luật Công chứng năm 2014 quy định: “2. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác. 3. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. 4. Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.”. Như vậy, văn bản công chứng không những có giá trị bảo đảm thi hành giữa các bên tham gia hợp đồng, giao dịch dân sự mà còn có giá trị chứng cứ, không phải chứng minh trước Tòa án.
Điểm c khoản 1 Điều 92 BLTTDS về những tình tiết, sự kiện không phải chứng minh: “c] Những tình tiết, sự kiện đã được ghi trong văn bản và được công chứng, chứng thực hợp pháp; trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ tính khách quan của những tình tiết, sự kiện này hoặc tính khách quan của văn bản công chứng, chứng thực thì Thẩm phán có thể yêu cầu đương sự, cơ quan, tổ chức công chứng, chứng thực xuất trình bản gốc, bản chính.”;
Khoản 9 Điều 94 BLTTDS và khoản 9 Điều 81 Luật Tố tụng hành chính quy định văn bản công chứng, chứng thực là nguồn chứng cứ.
Khoản 1, 10 Điều 95 BLTTDS và khoản 1 Điều 82 Luật Tố tụng hành chính quy định: “1. Tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận… 10. Văn bản công chứng, chứng thực được coi là chứng cứ nếu việc công chứng, chứng thực được thực hiện theo đúng thủ tục do pháp luật quy định.”;
Khoản 6 Điều 273 BLTTDS và khoản 6 Điều 205 Luật Tố tụng hành chính quy định: “6. Việc ủy quyền kháng cáo phải được làm thành văn bản có công chứng, chứng thực hợp pháp, trừ trường hợp văn bản ủy quyền đó được lập tại Tòa án có sự chứng kiến của Thẩm phán hoặc người được Chánh án Tòa án phân công. Trong văn bản ủy quyền phải có nội dung đương sự ủy quyền cho người đại diện theo ủy quyền kháng cáo bản án, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án của Tòa án cấp sơ thẩm.”
BLTTDS năm 2015 và Luật Tố tụng hành chính năm 2015 đều nhấn mạnh văn bản, giấy tờ phải được công chứng, chứng thực một cách hợp pháp, nếu có dấu hiệu nghi ngờ tính khách quan của những tình tiết, sự kiện này hoặc tính khách quan của văn bản công chứng, chứng thực thì Thẩm phán có thể yêu cầu đương sự, cơ quan, tổ chức công chứng, chứng thực xuất trình bản gốc, bản chính. Tuy nhiên, thực tiễn hiện nay, văn bản công chứng nhiều trường hợp vẫn bị các đương sự làm giả hồ sơ, các đương sự không trung thực trong khai báo hoặc lật lọng không thực hiện thỏa thuận hoặc công chứng viên chủ quan không kiểm tra, xác minh kỹ lưỡng khi công chứng dẫn đến văn bản được công chứng, chứng thực chưa có tính xác thực, tính hợp pháp. Vì vậy, Tòa án nhiều trường hợp phải yêu cầu đương sự xuất trình bản gốc, bản chính và nhiều văn bản công chứng bị Tòa án tuyên vô hiệu.
Để minh chứng cho những nhận định trên, tác giả minh họa từ những ví dụ cụ thể là vụ án tranh chấp yêu cầu tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu được Tòa án xét xử giữa vợ chồng bà A, ông B và bà C. Các văn bản công chứng trong vụ việc là Văn bản xác nhận tài sản riêng của vợ chồng và Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã được công chứng một cách chặt chẽ, đúng quy trình, thủ tục, bảo đảm tính xác thực là các bên tham gia thỏa thuận là tự nguyện, diện tích đất tranh chấp thuộc quyền sử dụng của người đứng tên trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, tại thời điểm công chứng thửa đất không bị tranh chấp, không bị ngăn chặn bởi quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, các bên đã cung cấp đầy đủ giấy tờ tùy thân và các giấy tờ hợp pháp khác. Như vậy, hợp đồng, giao dịch đã được tiến hành công chứng một cách hợp pháp, Tòa án đã căn cứ vào những chứng cứ này để công nhận hiệu lực của văn bản công chứng là có căn cứ pháp lý.
Thực tiễn xét xử
Vợ chồng bà A và ông B có vay của bà C số tiền là 1.800.000.000đ. Bà C đã khởi kiện và được Tòa án nhân dân thành phố D thụ lý vụ án nhưng chưa được xét xử.
Bà A và ông B có tài sản chung là nhà đất, bà A đứng tên trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Ông B đã làm Văn bản xác nhận nhà đất trên của ông bà là tài sản riêng của bà A. Sau đó, bà A ký Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất cho ông E. Văn bản xác nhận tài sản riêng và Hợp đồng chuyển nhượng có công chứng của Văn phòng Công chứng Q. Bà C có làm đơn xin ngăn chặn việc chuyển nhượng phần đất trên và đã được Tòa án nhân dân thành phố D ban hành Quyết định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời để phong tỏa tài sản của bà A, sau đó Tòa án đã ban hành Quyết định hủy bỏ Quyết định này.
Tòa án cấp sơ thẩm và Tòa án cấp phúc thẩm đều xác định: Tại thời điểm bà C khởi kiện vụ án này, Toà án nhân dân thành phố D chưa xét xử vụ án dân sự sơ thẩm giữa bà C và bà A, ông B về việc trả nợ số tiền vay. Do đó, việc bà C cho rằng phần diện tích đất tranh chấp là tài sản để đảm bảo thi hành án là không có cơ sở.
Căn cứ Điều 122 BLDS năm 2005, giao dịch dân sự có hiệu lực khi có đủ các điều kiện gồm: Người tham gia giao dịch có năng lực hành vi dân sự; mục đích và nội dung của giao dịch không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội; người tham gia giao dịch hoàn toàn tự nguyện và hình thức giao dịch phù hợp quy định của pháp luật. Hội đồng xét xử xét thấy việc bà A và ông B ký kết Văn bản xác nhận diện tích đất là tài sản riêng của bà A và chuyển nhượng cho người khác, bà A đã đảm bảo quy định về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự. Tại thời điểm công chứng, bà A đã được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; đất không có tranh chấp; quyền sử dụng đất không bị kê biên và trong thời hạn quyền sử dụng đất nên đủ điều kiện thực hiện quyền chuyển nhượng quyền sử dụng đất theo khoản 1 Điều 188 Luật Đất đai năm 2013. Thủ tục công chứng đã phù hợp quy định tại các Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng 2014. Vì vậy, bà C khởi kiện yêu cầu Toà án tuyên bố Văn bản xác nhận ngày 07/11/2015 và Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất ngày 07/11/2015 vô hiệu là không có cơ sở chấp nhận.
Từ những tình tiết và căn cứ nêu trên, Tòa án hai cấp đã quyết định: Không chấp nhận yêu cầu khởi kiện của bà C về việc yêu cầu tuyên bố Văn bản xác nhận tài sản riêng và Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất giữa bà Nguyễn Thị A với ông E vô hiệu. Như vậy, hai văn bản công chứng này trong quá trình tố tụng tại Tòa án đã một lần nữa được khẳng định tính xác thực, tính hợp pháp.
Ví dụ minh họa khác về hiệu lực của bản sao có chứng thực. Cụ thể, "Giấy nhượng đất làm nhà" được chứng thực tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhưng bản gốc bị thất lạc nên đương sự chỉ cung cấp được bản sao có chứng thực. Trường hợp này, Tòa án các cấp đã căn cứ vào Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, dịch vụ và Điều 691 Bộ luật Dân sự năm 1995 [tương ứng với Điều 689 Bộ luật Dân sự năm 2005; Điều 502 Bộ luật Dân sự năm 2015] để xem xét, đánh giá và xác định bản sao có chứng thực của "Giấy nhượng đất làm nhà" có giá trị như bản gốc. Bản sao có chứng thực của đại diện thôn, phó công an xã và dấu xác nhận của Ủy ban hành chính xã H. Mặc dù, nguyên đơn không xuất trình được bản gốc “Giấy nhượng đất làm nhà”, nguyên nhân do sơ xuất nên bản gốc đã thất lạc. Tuy nhiên, tài liệu trong hồ sơ thể hiện đã có bản sao được chứng thực nên có giá trị như bản chính. Việc mua bán được nhiều người làm chứng xác nhận.
Như vậy, giá trị của bản sao "Giấy nhượng đất làm nhà" có chứng thực và thực tế giao dịch nhượng đất có nhiều người làm chứng đã được Tòa án các cấp thừa nhận có giá trị như bản gốc.
Kiến nghị
Từ tính chất, chủ thể công chứng cũng như quy trình, thủ tục công chứng của Công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch rất nghiệm ngặt mà giá trị pháp lý của văn bản công chứng là rất lớn. Văn bản công chứng vừa có ý nghĩa bảo đảm hợp đồng, giao dịch có tính an toàn, hợp pháp tạo tâm lý yên tâm đối với người dân; đặc biệt đối với Tòa án văn bản công chứng còn có giá trị chứng cứ, nguồn chứng cứ tin cậy, các tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh.
Tuy nhiên, trong thực tiễn, vẫn xảy ra trường hợp các đương sự làm giả hồ sơ, các đương sự không trung thực trong khai báo hoặc cố ý không thực hiện thỏa thuận, cam kết hoặc công chứng viên chủ quan không kiểm tra, xác minh, chỉ tin vào lời khai của khách hàng khi công chứng dẫn đến văn bản được công chứng, chứng thực chưa có tính xác thực, tính hợp pháp. Nguyên nhân của là do trình độ công nghệ thông tin, kỹ thuật số phát triển ngày càng tinh vi nên những đối tượng xấu đã lạm dụng công nghệ để làm giả giấy tờ, tài liệu của cơ quan nhà nước, làm giả con dấu, chữ viết, chữ ký hay dùng những thủ đoạn gian dối, lừa gạt công chứng viên cũng như đối tác để hợp pháp hóa những giao dịch giả tạo của họ; khi ra Tòa án, đương sự thường lấy lý do là không hiểu biết pháp luật, nên bảo ký là họ ký vào văn bản công chứng mà không đọc, không hiểu mình đã ký những gì và không chịu trách nhiệm về thỏa thuận mình đã ký.
Từ những vướng mắc trên, tác giả xin mạnh dạn đưa ra kiến nghị nhằm nâng cao giá trị pháp lý của văn bản công chứng, chứng thực tại Tòa án: Cần liên thông cơ sở dữ liệu của các tổ chức hành nghề công chứng, Văn phòng đăng ký đất đai, cơ quan Công an, Viện kiểm sát, Tòa án, cơ quan Thi hành án dân sự… để tránh việc người dân làm giả giấy tờ hoặc Công chứng viên, Thẩm phán không cập nhật tình trạng đã tham gia giao dịch, bị tranh chấp, bị kê biên… của tài sản. Pháp luật công chứng cũng cần có quy định việc lưu trữ hình ảnh, đoạn phim ghi lại việc các bên tham gia giao dịch là có thật và tự nguyện để tránh trường hợp phát sinh tranh chấp về sau.