Như bạn đã biết, MS Word đã có sẵn chế độ tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp nhưng chủ yếu với tiếng Anh, còn tiếng Việt thì chưa có. Để bổ sung bộ từ điển tiếng Việt vào MS Word thì bạn làm theo các bước sau:
B1:DownloadVietnamese spell checking dictionary[Dựa trên từ điển tiếng Việt của tác giả Hồ Ngọc Đức] tại các địa chỉ sau:
//goo.gl/sZIXeW
//drive.google.com/uc?authuser=0&id=0Bw_Iw-5MWhJWVzI0RVlYcjVDQlU&export=download
Tải về file Vietnamese.dic.
B2:Chép file vừa tải ở bước 1 vào thư mục chứa từ điển của Word như sau:
- Mở thư mục Uproof: bạn mở trình quản lý file Explorer, copy and paste đường dẫn này lênthanh address:
%USERPROFILE%\AppData\Roaming\Microsoft\Uproof
- Sau đó, bạn copy file Vietnamese.dic đã tải về ở bước 1 vào thư mục Uproof này.
B3:Tùy chỉnh trong MS Word: Mở menu File > Options > Proofing: Tùy chỉnh lại như sau:
Cũng từ Proofing, chọn nút Custom Dictionaries, nhấn nút Add để thêm vào Vietnamese.dic, nhấn nút Change Default để đổi Vietnamese thành bộ từ điển mặc định.
Lưu ý: Vì bạn giữ lại custom.dic nên MS Word sẽ kiểm tra chính tả của cả 2 ngôn ngữ: Anh và Việt.
Từ bây giờ trở đi, những từ không có trong từ điển sẽ bị gạch chân màu đỏ. Bạn có thể tự sửa bằng tay các từ bị sai hoặc dùng công cụ Spelling & Grammar trong thẻ Review. Công cụ này giúp hiển thị các từ không có trong từ điển với màu đỏ và một số từ gợi ý để sửa ở bên dưới. Một số thao tác của công cụ này:
Ignore Once: Bỏ qua từ bị lỗi một lần.
Ignore All: Bỏ qua tất cả những chỗ bị lỗi giống như vậy.
Add to Dictionary: Thêm từ bị lỗi đó vào từ điển để lần sau nó không đánh dấu lỗi nữa [áp dụng cho các từ viết tắt, thuật ngữ hay dùng].
Change: Thay thế từ bị lỗi bằng từ gợi ý chọn trong danh sách đề nghị sửa.
Change All: Thay thế từ bị lỗi bằng từ gợi ý chọn trong danh sách đề nghị sửa, sửa như vậy với tất cả những từ giống vậy còn lại trong văn bản.
Bạn cũng cần lưu ý thêm rằng các thiết lập kiểm tra chính tả tiếng Việt trên đây có một số hạn chế như: Chỉ kiểm tra từng từ đơn, không kiểm tra được từ ghép [vd: cộng hòa viết là cồng hòa vẫn không bị bắt lỗi]; bỏ qua các ký tự viết hoa mặc dù vô nghĩa [vd: ABBB].
Hiện tại có một số tác giả người Việt đã xây dựng những công cụ hỗ trợ kiểm tra chính tả thông minh hơn, xử lý được các từ ghép, tuy nhiên số lượng từ vựng chưa phong phú, phải trả phí hoặc phiên bản chưa cập nhật kịp theo các phiên bản mới của MS Word.
Hiện nay, thật khó để có một công cụ hoàn hảo để kiểm tra được tiếng Việt hoàn chỉnh, nhất là với độ phức tạp của các từ ghép trong tiếng Việt. Hướng dẫn nêu trong bài viết này sẽ giúp bạn xử lý hơn 60% lỗi chính tả thường gặp, hầu như không phụ thuộc vào phiên bản MS Word hay sản phẩm bên thứ 3.