Tại sao tôi không thể chỉnh sửa tệp Excel được chia sẻ?

Nếu cần quyền truy cập ngay, bạn có thể liên hệ với chủ sở hữu tệp và yêu cầu họ cấp quyền truy cập cho bạn

Đăng nhập vào Tài khoản Google

Trong hầu hết các trường hợp, bạn cần đăng nhập vào Tài khoản Google để chỉnh sửa tệp. Nếu bạn có nhiều Tài khoản Google, bạn có thể đăng nhập vào sai tài khoản

Tại một thời điểm, mọi người sẽ chia sẻ các tệp Excel và các tài liệu khác bằng cách gửi email qua lại hoặc sắp xếp thời gian để mở chúng trên một bộ nhớ dùng chung. Nhưng ngày nay, bạn có thể sử dụng Excel với nhiều người dùng đồng thời giả sử mọi người đang sử dụng phiên bản phần mềm hiện đại. Các công cụ bảng tính phổ biến khác như Google Trang tính cũng hỗ trợ chỉnh sửa cộng tác

Sử dụng Excel với nhiều người dùng đồng thời

Bạn có thể chỉnh sửa cùng một tệp Excel với nhiều người dùng thông qua tính năng có tên là đồng tác giả. Tính năng này cho phép nhiều người thực hiện các thay đổi trong một tài liệu được lưu trữ trên một máy chủ từ xa, được gọi là máy chủ đám mây với các hành động của họ được đánh dấu bằng các màu khác nhau. Bạn có thể chỉnh sửa tài liệu bằng máy tính chạy Microsoft Windows hoặc macOS của Apple hoặc điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng chạy Apple iOS, Google Android hoặc Microsoft Windows Mobile

Để bắt đầu, hãy đăng nhập vào Microsoft OneDrive, OneDrive for Business hoặc thư viện SharePoint Online bằng trình duyệt Web của bạn. Nếu bạn đang đi làm và không chắc chủ lao động của mình hỗ trợ dịch vụ nào trong số những dịch vụ này, bạn có thể yêu cầu bộ phận CNTT của mình hỗ trợ. Khi bạn đã kết nối, hãy tải lên tài liệu bảng tính của bạn và nhấp vào tệp sau khi tệp xuất hiện trong hệ thống trực tuyến để mở tệp

Sau đó, nhấp vào Chỉnh sửa trong Excel. Nếu bạn chỉ thấy một nút có nội dung Chỉnh sửa trong Trình duyệt, hãy nhấp vào nút đó trước, sau đó nhấp vào Chỉnh sửa trong Excel. Nếu chương trình hỏi sử dụng phiên bản Excel nào thì chọn Excel 2016. Nhấp vào Bật Chỉnh sửa nếu thông báo xuất hiện cho bạn biết chương trình đang ở "chế độ được bảo vệ. "

Sau khi chỉnh sửa được bật, hãy nhấp vào Chia sẻ. Trong hộp thoại, hãy nhập địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ tài liệu Excel, được phân tách bằng dấu chấm phẩy. Sau đó, nhấp vào Chia sẻ. Bạn cũng có thể nhấp vào "Nhận liên kết chia sẻ" để nhận liên kết gửi cho mọi người để mời họ. Bắt đầu chỉnh sửa tài liệu trong cửa sổ trực tuyến

Sau đó, tất cả những người nhận được liên kết cũng sẽ có thể chỉnh sửa bảng tính. Ảnh hoặc tên viết tắt của mọi người sẽ bật lên để cho bạn biết ai đang chỉnh sửa bảng tính và các chỉnh sửa của những người dùng khác nhau sẽ được đánh dấu bằng các màu khác nhau

Sổ làm việc được chia sẻ trong các phiên bản trước

Các phiên bản Excel trước hỗ trợ một tính năng được gọi là sổ làm việc dùng chung. Bạn có thể sử dụng tính năng này nếu bạn hoặc người mà bạn muốn làm việc cùng không có phiên bản Excel hỗ trợ tính năng đồng tác giả hiện tại. Sổ làm việc là tên gọi khác của tệp Excel

Để bật chế độ này và chia sẻ tệp Excel, hãy mở tệp Excel và sử dụng Lưu dưới dạng trong tab Tệp để lưu tệp ở một nơi có thể truy cập được trên mạng văn phòng của bạn. Nhấp vào Chia sẻ sổ làm việc trong tab Xem lại. Nhấp vào Chỉnh sửa và chọn hộp "Cho phép thay đổi bởi nhiều người dùng". Nhấp vào Nâng cao và chọn các tính năng theo dõi thay đổi và cập nhật mà bạn muốn sử dụng

Khi những người dùng khác chỉnh sửa và lưu sổ làm việc, bản sao của mỗi người sẽ cập nhật. Đôi khi, bạn có thể cần phải giải quyết các thay đổi xung đột theo cách thủ công. Microsoft khuyên bạn không nên sử dụng sổ làm việc được chia sẻ nếu bạn có thể sử dụng tính năng đồng tác giả mới hơn và nâng cao hơn

Các lựa chọn thay thế cho Excel để chia sẻ bảng tính

Bạn cũng có thể chia sẻ Excel và các tệp bảng tính khác với các công cụ khác. Google Trang tính cung cấp một công cụ miễn phí mà bạn có thể sử dụng để cộng tác trên các tệp bảng tính và bạn có thể xuất và nhập từ và sang các tệp bảng tính Excel. Các công ty khác cũng cung cấp các giải pháp thay thế cho Excel cho nhiều người dùng đồng thời, bao gồm Quip và Zoho

LibreOffice, bộ phần mềm văn phòng miễn phí, cũng có chế độ cho phép nhiều người dùng làm việc trên các phiên bản của cùng một bảng tính trong chương trình bảng tính Calc, sau đó giải quyết các thay đổi của họ

Không, tính năng đồng tác giả không hoạt động trên các tài liệu Office được truy cập từ máy tính để bàn của bạn hoặc từ Office dành cho thiết bị di động. Để đồng tác giả một tệp Office Online, hai điều phải đúng

• Tệp Office phải được truy cập từ dropbox. com
• Tệp phải được lưu trong thư mục dùng chung

Ngoài ra, tất cả những người khác phải truy cập các tệp Office từ dropbox. com cũng vậy. Tính năng đồng tác giả sẽ không hoạt động nếu một người dùng đang truy cập từ dropbox. com, trong khi người kia đang truy cập từ máy tính để bàn hoặc thiết bị di động

Những người truy cập tệp Office thông qua thư mục dùng chung phải truy cập dropbox. com và làm theo các bước được nêu trước đó trong bài viết này

Microsoft đã cung cấp các tính năng thỏa đáng để đảm bảo an toàn và bảo vệ các tệp của bạn khỏi các loại vi-rút khác nhau. Một trong số đó là “Chế độ xem được bảo vệ”, đảm bảo rằng tệp của bạn an toàn và không ai khác có thể thay đổi tệp đó. Một lần trong đời, có lẽ bạn đã từng gặp Dấu nhắc Chế độ xem được Bảo vệ sau khi mở tệp Excel

Đây là cách mà Excel cho bạn biết không có vi-rút nào có thể làm hỏng hoặc xóa tệp. Nó thường xảy ra khi tệp nguồn không xác định. Nếu bạn biết tệp nguồn, bạn chỉ cần nhấn nút Bật chỉnh sửa được cung cấp ở đầu tệp. Làm như vậy sẽ đảm bảo chỉnh sửa tệp bất cứ khi nào bạn cần

Chế độ xem được bảo vệ đôi khi có thể là điều khó chịu nhất xuất hiện trên màn hình khi bạn muốn thực hiện một số thay đổi đối với tệp. Để chỉnh sửa tệp một cách an toàn, bạn sẽ phải tắt Chế độ xem được bảo vệ. Chắc hẳn bạn đang nghĩ làm thế nào để bật tính năng chỉnh sửa trong Excel khi tính năng Protected View đang hoạt động?

Tại sao tôi không thể chỉnh sửa bảng tính Excel?

Ngoài tính năng Chế độ xem được bảo vệ, có những lý do không cho phép bạn chỉnh sửa tệp. Hãy xem xét các lý do khác.  

Tệp Excel ở Chế độ chỉ đọc

Khi bạn mở một tệp Excel, nếu bạn thấy lời nhắc ĐÁNH DẤU LÀ CUỐI CÙNG ngay phía trước màn hình, nó cho bạn biết rõ ràng rằng đây là tài liệu cuối cùng và được lưu ở chế độ chỉ đọc. Không ai có thể chỉnh sửa tệp vì nó không thể chỉnh sửa được.  

Bảng tính Excel bị khóa bằng mật khẩu

Một nguyên nhân khác khiến bạn không chỉnh sửa được file Excel đó là khi ô hoặc sheet Excel bị khóa mật khẩu bảo vệ. Bạn sẽ không thể thay đổi tệp trừ khi bạn tắt chế độ bảo vệ. Nhấp đúp vào ô cho mục đích chỉnh sửa sẽ xuất hiện thông báo “Ô hoặc biểu đồ bạn đang cố thay đổi nằm trên một trang tính được bảo vệ. Để thực hiện thay đổi, hãy bỏ bảo vệ trang tính. ”

Cách bật Chỉnh sửa trong Excel

Ở đây trong bài đăng này, bạn sẽ tìm thấy một số thủ thuật hữu ích để cho phép chỉnh sửa trong các tệp Excel

Trực tiếp từ Cài đặt Trung tâm Tin cậy

Khi tệp ở chế độ chỉ đọc, bạn cần hủy bảo vệ tệp để có thể dễ dàng chỉnh sửa thêm. Bạn có thể làm điều đó trực tiếp thông qua cài đặt chương trình. Để tắt chế độ xem được bảo vệ, hãy làm theo các bước dưới đây

Mở Microsoft Excel và nhấp vào tùy chọn menu Tệp

Bây giờ, nhấp vào Tùy chọn được cung cấp trên menu bên trái

Chọn tùy chọn Trung tâm tin cậy được cung cấp ở phía bên trái của cửa sổ Tùy chọn PowerPoint

Nhấp vào nút Cài đặt Trung tâm Tin cậy

Bây giờ, chọn Chế độ xem được bảo vệ được cung cấp trên menu bên trái, từ cửa sổ Cài đặt Trung tâm Tin cậy

Bỏ chọn các tùy chọn này. “Bật Chế độ xem được bảo vệ cho các tệp có nguồn gốc từ Internet”, “Bật Chế độ xem được bảo vệ cho các tệp nằm ở các vị trí có khả năng không an toàn” và “Bật Chế độ xem được bảo vệ cho tệp đính kèm Outlook”

Bây giờ, bấm OK trong cửa sổ Tùy chọn Excel

Đây là cách bật chỉnh sửa trong Excel bằng Cài đặt Trung tâm Tin cậy

Khi tệp Excel được đánh dấu là cuối cùng

Khi bạn đã tải xuống một tệp từ internet, bạn có thể gặp sự cố ở chế độ chỉ đọc. Thông báo màu vàng “Được đánh dấu là cuối cùng” sẽ xuất hiện trên đầu trang tính Excel khi tệp ở chế độ chỉ đọc

Để thoát khỏi tình huống này, chỉ cần nhấp vào nút “Vẫn chỉnh sửa” ngay bên cạnh thông báo ĐÃ ĐÁNH DẤU LÀ CUỐI CÙNG ở đầu trang

Khi tệp Excel được đề xuất là chỉ đọc

Nếu tệp ở chế độ chỉ đọc khi bạn mở tệp, thông thường sẽ xuất hiện thông báo yêu cầu bạn mở tệp ở chế độ chỉ đọc. Nếu bạn chọn “Có”, nó sẽ mở dưới dạng chỉ đọc và bạn không thể chỉnh sửa tệp. Ngược lại, nếu bạn muốn tắt chế độ chỉ đọc thì chọn “No”

Nếu bạn cần loại bỏ tính năng khuyến nghị chỉ đọc, hãy làm theo các bước

Mở tệp Excel được đề xuất là chỉ đọc và chọn “Không” từ cửa sổ bật lên

Mở tệp Excel được đề xuất là chỉ đọc và chọn “Không”

Di chuyển đến tùy chọn “Tệp” và nhấp vào “Lưu dưới dạng” để mở thư mục tệp. Ở cuối màn hình trình khám phá tệp, nhấn vào biểu tượng thả xuống được cung cấp bên cạnh “Công cụ” và chọn “Tùy chọn chung”

Từ menu “Tùy chọn chung”, bỏ chọn hộp “Đề xuất chỉ đọc”. Nhấn “OK” để bật tính năng chỉnh sửa trong file Excel

Khi tệp Excel được bảo vệ bằng mật khẩu sửa đổi

Bạn sẽ thấy một thông báo bật lên yêu cầu bạn nhập mật khẩu khi tệp của bạn được bảo vệ bằng cách sửa đổi mật khẩu. Chắc hẳn bạn đang suy nghĩ xem có mở được file hay không khi không biết mật khẩu

May mắn thay, bạn có thể dễ dàng kích hoạt chế độ chỉnh sửa mà không cần biết mật khẩu chính xác. Nếu bạn không biết mật khẩu, hãy mở tệp ở chế độ chỉ đọc và nhấn “CTRL+A” để chọn toàn bộ trang tính. Bây giờ, nhấn “CTRL+C” và “CTRL+V” để sao chép và dán nội dung vào một trang tính mới. Thực hiện nhiều thay đổi như bạn muốn trong trang tính mới. Thay đổi bảng tính đơn giản như vậy

Mặt khác, nếu bạn biết mật khẩu, chỉ cần gõ nó. Chuyển đến “Tệp” và nhấp vào “Lưu dưới dạng”. Xóa mật khẩu trong trường “Mật khẩu để sửa đổi” được cung cấp trong menu “Tùy chọn chung”. Bây giờ, tệp không có bất kỳ sự bảo vệ nào. Bất cứ khi nào bạn mở tệp Excel này, nó sẽ không yêu cầu bạn nhập mật khẩu vì hiện tại nó không được bảo vệ

Tóm lại

Bây giờ, bạn hoàn toàn có ý tưởng về cách bật chỉnh sửa trong Excel. Bạn có thể chỉ cần làm theo các phương pháp nêu trên để thực hiện bất kỳ loại thay đổi nào trong tệp Excel bất cứ khi nào bạn cần. Mỗi phương pháp đều xứng đáng để thực hành

Sử dụng các phương pháp được cung cấp trong bài viết này để chỉnh sửa tệp Excel được bảo vệ của bạn. Tiếp tục thực hành các tính năng mới và tiếp tục chia sẻ thông tin hữu ích với người khác