Khi bạn dùng chung một tài liệu văn bản, nếu chỉ sử dụng bằng mắt thông thường để kiểm soát sự thay đổi trong văn bản của mình rất khó có thể nhìn ra sự thay đổi đó. Bài viết dưới đây giúp bạn kiểm soát sự thay đổi trong văn bản bằng cách sử dụng Track Changes.
Phiên làm việc thứ nhất, người chỉnh sửa tài liệu chung
Giả sử bạn là người nhận văn bản từ đồng nghiệp và đồng nghiệp đang chờ sự đóng góp của bạn.
Bước 1: Thực hiện mở tài liệu dùng chung, kích hoạt Tracks Changes bằng cách vào thẻ Review -> Tracking -> kích chọn Track Changes:
Khi Track Changes được kích hoạt nó tô đậm như hình vẽ:
Bước 2: Sau khi kích hoạt chế độ Track Change người dùng tùy ý chỉnh sửa nội dung. Ví dụ muốn xóa bỏ 1 đoạn trong tài liệu dùng chung -> nội dung không bị xóa bỏ mà sẽ được tô màu đỏ và chữ bị gạch ngang như hình:
Đồng thời phía lề bên trái tự động tạo dấu gạch đỏ đánh dấu vị trí đã chỉnh sửa, bạn kích chọn vào dấu này để hiển thị nội dung chữ đã bị chỉnh sửa hoặc ẩn nó đi tùy ý, ghi chú việc chỉnh sửa của bạn được tạo bên phải của tài liệu:
Trường hợp bạn muốn thêm nội dung thì toàn bộ nội dung thêm được chuyển chữ màu đỏ và chữ được gạch dưới:
Khi bạn chỉnh sửa lại font chữ và cỡ chữ, khoảng cách dòng…sẽ hiển thị ghi chú và các thông số bạn đã chỉnh sửa:
Ngoài ra nếu bạn không muốn chỉnh sửa nôi dung nào đó, mà muốn tạo ghi chú để người chủ tài liệu tự sửa kích chọn New Comment:
Nhập nội dung cần chỉnh sửa để chủ tài liệu tự sửa chữa:
Sau khi đã chỉnh sửa xong bạn lưu tài liệu và gửi cho bên kế tiếp để xác nhận nội dung bạn đã chỉnh sửa.
Phiên làm việc thứ 2, người dùng chấp nhận hay không chấp nhận nội dung đã sửa
Sau khi bạn nhận tài liệu mà đồng nghiệp của bạn đã chỉnh sửa bạn thực hiện mở tài liệu:
Trường hợp tài liệu không hiển thị nội dung đồng nghiệp đã chỉnh sửa bạn vào thẻ Review -> Tracking -> All mark:
Kết quả toàn bộ nội dung chỉnh sửa của đồng nghiệp được hiển thị chi tiết cùng ghi chú tương ứng. Với ghi chú comment của đồng nghiệp bạn có thể chỉnh sửa theo hoặc không,
Với nội dung đồng nghiệp đã chỉnh sửa nếu đồng ý bạn vào thẻ Review -> Accept -> Accept This Change:
Nếu không đồng ý kích chọn Reject -> Reject Change:
Tương tự bạn xác nhận tất cả nội dung đồng nghiệp đã chỉnh sửa. Sau khi xác nhận tất cả, tài liệu dùng chung đã được hoàn thiện đầy đủ bạn tắt chế độ Track Changes bằng cách chọn Review -> Tracking -> Track Changes:
Văn bản của bạn chỉ còn lại ghi chú với nội dung thông báo không chứa việc chỉnh sửa tài liệu -> lựa chọn No Markup để loại bỏ ghi chú để được văn bản hoàn chỉnh:
Như vậy bạn có thể sử dụng chung tài liệu mà không lo việc đồng nghiệp chỉnh nội dung mà mình không nắm được. Chúc các bạn thành công!
Track Changes là một chức năng theo dõi lịch sử chỉnh sửa khá hữu dụng trong Word. Hôm nay, Trung tâm Tin học văn phòng TTV sẽ giúp bạn làm quen với tính năng này.
1] Track Changes là gì ?
Track Changes là ứng dụng trong Word được sử dụng để theo dõi lịch sử chỉnh sửa, đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài liệu, sửa đổi văn bản nhưng vẫn giữ được văn bản gốc. Khi sử dụng Track Changes, mọi thay đổi của văn bản sẽ được lưu lại và hiển thị trên Word.
2] Ứng dụng của Track Changes
– Track Changes: biết được những chỉnh sửa nào đã được thêm vào trong file word của mình. Được đánh giá là cực kỳ hữu dụng trong làm việc nhóm, Track Changes sẽ lưu giữ mọi lần xoá, thêm thắt về văn bản, comment,…bằng các màu sắc và ký hiệu khác nhau.
– Tính năng Track Changes cho phép bạn và đồng nghiệp cùng chỉnh sửa một tài liệu trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng, kiểm soát được quản lý bởi nhiều người khác nhau cùng sử dụng một file văn bản.
Ví dụ: Trong công ty các đồng nghiệp dùng chung một văn bản Word và mọi chỉnh sửa của người A cũng vẫn biết kể cả khi không có mặt cùng lúc.
3] Cách mở Track Change: đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài liệu.
a] Để theo dõi sự thay đổi trong khi chỉnh sửa, kích hoạt sử dụng Track Changes:
– Mở tài liệu mà bạn muốn theo dõi, chỉnh sửa.
– Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn nút Track Changes [CTRL+SHIFT+E].
– Thay đổi tài liệu theo ý bạn [chèn, xoá, di chuyển hay định dạng văn bản…]. Thực hiện các thay đổi cho tài liệu của bạn và ngay lập tức bạn có thể nhìn thấy phía bên trái trang tài liệu xuất hiện những hiển thị những thay đổi này.
b] Đây là một ví dụ về sử dụng Track Changes:
Như bạn có thể thấy, sau khi sửa màu chữ của dòng “ĐƠN XIN XÁC NHẬN”, Word đã lưu lại thay đổi như sau:
– Gạch thẳng bên ngoài : dấu hiệu của dòng có thay đổi
– Comment bên phải: ghi rõ những thay đổi đó là gì [ ở ví dụ trên là thay đổi màu chữ]
4] Tắt chế độ theo dõi sự thay đổi
Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn vào nút Track Changes một lần nữa để tắt chế độ theo dõi trong khi chỉnh sửa.
5] Sử dụng Track Changes như thế nào?
a] Thay đổi cài đặt của Track Changes:
Để thay đổi cài đặt của Track Changes, ta kích chuột vào mũi tên ở dưới ký hiệu. Lập tức, bên dưới hiện ra 1 danh sách thả. Chọn Change Tracking Options.
Một hộp thoại như sau hiện ra.
Như các bạn có thể thấy, hộp thoại Track Changes Option cho phép ta thay đổi màu sắc cũng như cách đánh dấu các thay đổi về thêm vào [Insertions], xóa đi [Deletions], bình luận [Comments], di chuyển văn bản …hoặc các kiểu chữ hiển thị cho những ghi chú hoặc Track Changes ở đây… Tóm lại, tùy theo nhu cầu và sở thích.
b] Thay đổi tên người dùng:
Để thay đổi tên user của bản thân, giúp những người trong nhóm biết bạn đã chỉnh sửa những phần nào của văn bản, bạn có thể kích chuột vào mũi tên dưới ký hiệu Track Changes, chọn Change User Name và nhập tên của bạn vào ô User Name.
Kích chọn vào Change User Name.
*Chú ý: Cảnh báo tránh lưu các ghi nhận Track Changes trên tài liệu
Đôi lần vì quên thực hiện việc hoàn tất các thay đổi mà tài liệu bạn gửi đến đối tác, khách hàng kèm theo cả các ghi nhận thay đổi.
Để tránh quên thực hiện việc hoàn tất các ghi nhận thay đổi Track Changes trên tài liệu, bạn vào Track Changes, Change User Name, cửa sổ Word Option xuất hiện, bạn chọn mục Trust Center, Trust Center Settings, chọn mục Privacy Options, nhấn chọn ô “Warn before printing, saving or sending a file that contains tracked changes or comments”. Từ giờ, khi bạn in hay lưu tài liệu vẫn còn ghi nhận Track Changes, Microsoft Word sẽ cảnh báo bạn.
c] Chọn kiểu trình bày, cách xem một tài liệu sau khi bạn thay đổi và các loại Markup được hiện ra:
– Nếu bạn muốn xem bản cuối cùng và không hiện thay đổi trước nữa, trong mục Final: Show Markup ở thẻ Review, phần Tracking, chọn Final.
– Nếu muốn xem lại bản đầu tiên, chọn Original.
Có 4 cách để xem 1 tài liệu sau khi bạn thay đổi:
Final: Show Markup: Đây là cách xem tài liệu với những thay đổi được hiển thị
Final: ẩn các ghi nhận “ đầy màu sắc” trên văn bản. Cách này cho thấy các tài liệu được thay đổi và không được hiển thị những thay đổi.
Original: Show Markup: Cho thấy tài liệu gốc cùng với những thay đổi được hiển thị.
Original: Hiển thị văn bản ban đầu khi chưa chỉnh sửa.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn những loại thay đổi Markup nào được hiện ra bằng cách chọn Show Markup bỏ chọn/ kích chọn vào những loại phù hợp như [comments, formating, …] và chọn xem các ý kiến của các tác giả khác nhau.
Tùy chọn hiển thị ghi nhận thay đổi của từng nhân viên
Khi có nhiều nhân viên [trên các máy tính khác nhau] cùng tham gia chỉnh sửa tài liệu thì tương ứng mỗi nhân viên, tài liệu sẽ hiển thị màu sắc các ghi nhận thay đổi khác nhau. Microsoft Word cho phép bạn tùy chọn hiển thị các ghi nhận thay đổi của từng nhân viên, vào thẻ Review –> Show Markup–> Reviewers–> chọn nhân viên.
d] Xem các thay đổi trong 1 cửa sổ khác:
Để xem cụ thể các thay đổi trong 1 cửa sổ mới, kích chọn Reviewing Pane và chọn cách xem dọc [Reviewing Pane Vertical] hoặc ngang [Reviewing Pane Horizontal].Tại đây bạn có thể xem tổng số các thay đổi, chi tiết từng thay đổi.
e] Accept and Reject [Chấp nhận hoặc không chấp nhận các thay đổi]
Khi bạn xem các thay đổi trong một tài liệu, bạn có thể chọn để chấp nhận hoặc không chấp nhận các thay đổi. Điều này cho phép bạn xem xét lại tài liệu bằng cách những thay đổi nào có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận.
Ví dụ 1: Tôi là người soạn thảo ra văn bản gốc đó sau khi đưa cho các đồng nghiệp hoặc cấp trên của tôi sửa. Thì văn bản của bạn phải trở về bình thường để không còn hiển thị những ghi chú Track Changes như vậy nữa. Vậy sẽ có hai trường hợp xảy ra đó là:
Thứ nhất bạn đồng ý với cách sửa của người đối diện: bạn sẽ chọn vào Review chon Accept và chọn Accept change để chọn tất cả thay đổi đang hiển thị như hình sau:
Còn nếu như bạn không muốn có bất cứ một thay đổi nào cho văn bản của mình thì hãy vào Reject để chọn Reject changes. Lúc này văn bản của bạn sẽ trở về văn bản gốc.
f] Comments
Biểu tượng New Comment cũng cho phép bạn thêm các chú thích vào tài liệu. Để thêm một chú thích mới, chỉ cần đặt con trỏ vào nơi bạn muốn thêm chú thích và kích vào New Comment.
Ngược lại với việc xem các thay đổi người khác tạo ra, bạn có thể giới hạn quyền chỉnh sửa văn bản bằng cách sử dụng Restrict Editing.
g] Kích hoạt tự động Track Changes
Track Changes không kích hoạt mặc định, tuy nhiên, bạn có thể thiết lập tính năng này tự động kích hoạt.
Bên cạnh đó, Microsoft Word còn cho phép bạn khóa Track Change, không cho người khác vô hiệu hóa tính năng này. Vào thẻ Review, chọn Restrict Formatting and Editing.
Tại mục số 2 Editing restrictions, chọn “Allow only this type of editing in the document”, từ trình đơn thả xuống, chọn Tracked changes, sau đó tại mục số 3 “Start enforcement nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection”.
Trên đây là bài viết của TTV. Mong rằng bài viết trên sẽ giúp ích trong học tập và công việc của bạn.
Chúc các bạn thực hiện thành công !!!
Chi tiết liên hệ:
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TIN HỌC TRÍ TUỆ VIỆT
Hồ Chí Minh:
CS1: 276 Phan Đình Phùng, Phường 1 – Quận Phú Nhuận – TP.HCM
CS2: 213 đường 3/2, Phường 9 – Quận 10 – TP.HCM
CS3: 451 Điện Biên Phủ, Phường 25 – Quận Bình Thạnh
ĐT: 028.62.695.695 / Hotline: 0902.936.936