Cách chuyển hóa đơn điện tử qua mail vnpt

Hiện nay nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy tại các doanh nghiệp ngày càng tăng cao. Nhưng để quá trình này được diễn ra thuận lợi, bạn cần phải thực hiện đúng trình tự thao tác trên phần mềm thông minh của hệ thống. Ngay sau đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết những hướng dẫn chuyển đổi và lưu trữ hóa đơn có mã cơ quan thuế trên VNPT nhé.

Hướng dẫn chuyển đổi và lưu trữ hóa đơn có mã cơ quan thuế

Chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình và nhằm mục đích lưu trữ.

Các chức năng chính

Tìm kiếm hóa đơn

• Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống kích chọn Chuyển đổi HĐ ???? Chuyển đổi hóa đơn. Danh sách hóa đơn sẽ được hiển thị.
  Màn hình Danh mục chuyển đổi hóa đơn
• Bước 2: Nhập nội dung cần tìm kiếm vào các trường như: Mẫu số, Trạng thái thanh toán, Ký hiệu, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn (Từ ngày, đến ngày), Tên khách hàng, Mã khách hàng Sau đó kích chọn “Tìm kiếm”.
• Dữ liệu thỏa mãn điều kiện tìm kiếm sẽ được hiển thị ở danh sách phía dưới.
• Nếu không tồn tại dữ liệu tìm kiếm thì không có kết quả nào hiển thị trên danh sách.

Phân trang:

• Mỗi trang sẽ hiển thị 10 hóa đơn.
• Kích chuột vào số trang ở phía dưới để nhảy đến trang mong muốn (Ví dụ: kích chuột vào số 10 để nhảy đến trang 10).
• Kích chuột vào nút để đến trang liền sau của trang hiện tại.
• Kích chuột vào nút để đến trang liền trước của trang hiện tại.

Chuyển đổi hóa đơn nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa

Chú ý:chuyển đổi hóa đơn nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xử của hàng hóa chỉ được chuyển đổi 1 lần. Vì thế với những hóa đơn đã chuyển đổi cho mục đích này thì sẽ không được chuyển đổi nữa.

Bước 1: Kích chuột vào ở Cột chọn trong danh sách hóa đơn.

Bước 2: Chọn Chuyển đổi chứng minh nguồn gốc

Màn hình Chuyển đổi hóa đơn

• Bước 3: Tùy chọn các thông tin in. Kích Ok để thực hiện chuyển đổi. Kích chọn Cancel để thoát khỏi hộp thoại in.
• Trạng thái chuyển đổi của hóa đơn được chuyển thành đã chuyển đổi trong danh mục chuyển đổi hóa đơn

Chuyển đổi hóa đơn để lưu trữ

• Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống kích chọn Chuyển đổi HĐ ???? Chuyển đổi hóa đơn. Danh sách hóa đơn sẽ được hiển thị.
  Màn hình Chọn hóa đơn để chuyển đổi
• Phân trang (Giống như phần tìm kiếm hóa đơn).
• Bước 3: Chọn trên danh sách một hóa đơn cần chuyển đổi. Kích chọn vào trên dòng tương ứng.
• Bước 4: Kích chọn Chuyển đổi lưu trữ để thực hiện chuyển đổi hóa đơn. Hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại in

Tóm lại, các hướng dẫn chuyển đổi và lưu trữ hóa đơn có mã cơ quan thuế đã được thông tin chi tiết cho bạn tham khảo để thực hiện cho đúng. Những bước làm này không hề phức tạp như mọi người vẫn nghĩ mà trái lại còn cực kỳ đơn giản và dễ thực hiện trong vòng vài giây. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải tiến hành thật thận trọng từng bước một để tránh các sai sót có thể xảy ra nhé!

VNPT Invoice hiện là dịch vụ hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Ưu điểm của dịch vụ này là khả năng xuất và in hóa đơn nhanh chóng, tiện lợi, đồng thời còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí sử dụng.

Hóa đơn điện tử VNPT ngày càng phát triển với việc cập nhật liên tục các thông tin mới cũng như phiên bản mới của hệ thống hóa đơn điện tử. Điều này khiến cho một số người dùng gặp một số khó khăn nhất định trong quá trình sử dụng. Trong số vướng mắc đó, cách gửi email hóa đơn điện tử VNPT cũng là một trong số những thắc mắc phổ biến. Vậy, hướng dẫn gửi email hóa đơn điện tử VNPT là như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết bên dưới của ACC để được giải đáp và biết thêm thông tin chi tiết.

Gửi email hóa đơn điện tử VNPT

1. Hóa đơn điện tử VNPT là gì?

Để được hướng dẫn gửi email hóa đơn điện tử VNPT hiệu quả, người dùng cần biết được thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử VNPT.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ thì hóa đơn điện tử bắt buộc sử dụng từ ngày 01/07/2022. Theo đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử VNPT tạo nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng. Gói dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT rất đa dạng với nhiều gói dịch vụ khác nhau tùy thuộc vào số lượng hóa đơn mà doanh nghiệp cần sử dụng tương ứng với giá cả vô cùng hợp lý, phù hợp với túi tiền khách hàng. Tổng đài hỗ trợ hóa đơn điện tử VNPT luôn hoạt động 27/7 nhằm giải đáp thắc mắc, tư vấn cho khách hàng về các thông tin liên quan cần trao đổi.

Hóa đơn điện tử VNPT còn có những ưu điểm vượt trội như tính an toàn bảo mật cao, kiểm soát thông tin chặt chẽ nhằm ngăn chặn xâm phạm nguy hiểm, chi phí tiết kiệm tối đa, dịch vụ siêu tốc cùng giải pháp tối ưu để khách hàng có thể có được dịch vụ tốt nhất, tiện lợi nhất khi sử dụng hóa đơn điện tử VNPT.

2. Ai là người gửi email hóa đơn điện tử VNPT?

Trước hết cần biết được chủ thể nào có trách nhiệm gửi email hóa đơn điện tử VNPT thì mới có thể thực hiện đúng hướng dẫn gửi email hóa đơn điện tử VNPT dành cho chủ thể đó.

Theo quy định tại khoản 3 Điều 17 và khoản 3 Điều 21 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua.

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Thông thường có 2 phương thức là gửi trực tiếp hoặc gửi thông qua tổ chức trung gian

Với cách gửi trực tiếp, người bán hoặc kế toán khi lập hóa đơn điện tử xong có thể gửi hóa đơn ngay tại phần mềm đến địa chỉ email của khách hàng. Về cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử phải được thỏa thuận giữa hai bên từ trước. Trường hợp người mua là đơn vị kế toán thì người mua phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử đã có đủ chữ ký của cả hai bên lại cho bên bán. Cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử cũng phải được thỏa thuận trước giữa hai bên.

Với cách gửi thông qua tổ chức trung gian là nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cụ thể là VNPT. Người bán hàng hoặc kế toán chủ động truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Hoặc người bán hàng đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của donh nghiệp vào hệ thống của tổ chức trung gian để gửi tới cho người mua. Hóa đơn hoàn thiện là khi có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Tương tự như gửi trực tiếp, nếu người mua là kế toán thì cần phải ký điện tử và gửi lại cho doanh nghiệp khi đã có đầy đủ chữ ký. Căn cứ theo quy định, người bán có trách nhiệm gửi thông báo cho người mua về định dạng của hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua nếu sử dụng hóa đơn điện tử. Thời hạn thanh toán theo thỏa thuận hợp đồng dân sự giữa người bán và người mua.

3. Hướng dẫn gửi email hóa đơn điện tử VNPT.

Hướng dẫn gửi email hóa đơn điện tử VNPT được thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào Danh mục hóa đơn điện tử của VNPT trên website.

Người dùng trước tiên cần truy cập vào website hóa đơn điện tử của VNPT, nhập các thông tin theo yêu cầu để truy cập vào Danh mục hóa đơn.

• Bước 2: Lưu hóa đơn về máy.

Trên giao diện “Danh mục hóa đơn”, người dùng ấn vào ô “Chi tiết” tương ứng với mỗi mã hóa đơn cụ thể cần gửi rồi ấn “In hóa đơn” hoặc “Tải hóa đơn” ở dạng PDF về máy tính. Nên lưu tên file là mã hóa đơn hoặc đặc trưng của hóa đơn để dễ tìm kiếm khi gửi email cho khách hàng.

• Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử VNPT qua email cho khách hàng.

Sau khi đã tải hóa đơn về máy dưới dạng PDF, người bán sẽ truy cập vào email của chính mình (phổ biến hiện nay là Gmail) rồi nhập chính xác email của khách hàng và đầy đủ nội dung liên quan sau đó đính kèm file PDF hóa đơn điện tử VNPT về gửi cho khách hàng.

Lưu ý khi gửi hóa đơn điện tử VNPT, người dùng phải nhập chính xác email khách hàng và chọn đúng file PDF hóa đơn điện tử VNPT cần gửi.

Hướng dẫn gửi email hóa đơn điện tử VNPT đã được trình bày chi tiết và cụ thể trong bài viết. Sau khi đã được hướng dẫn gửi email hóa đơn điện tử VNPT, người dùng có thể thao tác một cách đơn giản, dễ dàng và thuận tiện hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

Nếu quý khách hàng vẫn còn thắc mắc liên quan đến hướng dẫn gửi email hóa đơn điện tử VNPT cũng như các vấn đề có liên quan, hãy liên hệ ngay với ACC.

Công ty luật ACC chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất có thể.