Dấu giáp lai được đóng như thế nào

Chúng ta thường nghe nhiều về đóng dấu giáp lai, đóng dấu treo trong cuộc sống thường ngày. Trên thực tế, hai cách đóng dấu này đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các thủ tục hành chính sự nghiệp, đặc biệt là mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp vì con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định tính xác thực đối với các văn bản, giấy tờ của các tổ chức, doanh nghiệp và các chức danh nhà nước. Tuy nhiên, không phải nhiều người đều hiểu rõ về khái niệm, cách thức cũng như tính pháp lý của hai loại dấu này.

 

Sau đây, NHƯ Ý LAW FIRM xin nêu rõ tính pháp lý của dấu treo, dấu giáp lai để bạn đọc có cái nhìn rõ nét hơn về hai loại dấu nêu trên.

I/ CƠ SỞ PHÁP LÝ QUY ĐỊNH VỀ ĐÓNG DẤU:

Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư (sau đây gọi tắt là Nghị định 30, thay thế cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV) quy định về cách đóng dấu như sau:

Điều 33. Sử dụng con dấu 

1. Sử dụng con dấu

    a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

    b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

    c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

    d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

    đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

     1. Quy định về đóng dấu giáp lai

     a) Dấu giáp lai là gì?

Điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30 quy định về dấu giáp lai như sau: "Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản" , đồng thời, Nghị định 30 cũng quy định "Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định" (điểm d khoản 1 Điều 33). 

Từ quy định này có thể thấy, doanh nghiệp khi giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của người đại diện có thẩm quyền của các bên ở trang cuối của hợp đồng thì còn cần có dấu giáp lai của các bên ký kết (nếu tấc cả các bên ký kết đều là tổ chức có con dấu) để gia tăng tính đảm bảo và thống nhất cho nội dung đã giao kết.

     b) Tính pháp lý, ý nghĩa của đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai nhằm mục đích để tất cả tờ trong Văn bản hoặc Phụ lục đều có thông tin của con dấu để xác thực thông tin, tính chân thực của văn bản nhằm ngăn ngừa thông tin giả mạo hay hành vi thay đổi, sửa đổi nội dung văn bản gốc về sau. 

     2. Quy định về đóng dấu treo

     a) Dấu treo là gì?

Nghị định 30 quy định về dấu treo và trao quyền quy định con dấu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức (cụ thể điểm d khoản 1 Điều 33 có nêu: "Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định".

Cách thức đóng dấu được thể hiện như sau: "dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục" nếu có các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục (điểm c khoản 1 Điều 33 Nghị định 30).

Theo đó, đóng dấu treo là việc đóng dấu lên trang đầu của văn ban và con dấu phải trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Thông thường, tên doanh nghiệp, tổ chức sẽ được viết phía bên trái, trên đầu của văn bản hay phụ lục đính kèm văn bản gốc nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía đầu trang bên trái của tờ đầu tiên, bao trùm lên tên doanh nghiệp, tổ chức. Trên thực tế, một số cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính.

     b) Tính pháp lý, ý nghĩa của đóng dấu treo

Có thể thấy, việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ.

II/ KẾT LUẬN:

Như vậy, tuy việc đóng dấu treo và dấu giáp lai đều sử dụng con dấu đóng vào văn bản ban hành nhưng chúng không có ý nghĩa trong việc khẳng định giá trị pháp lý tuyệt đối của văn bản mà chỉ góp phần đảm bảo tính thống nhất, tránh bị giả mạo nội dung văn bản và mang tính tự đảm bảo của doanh nghiệp, tổ chức đối với nội dung văn bản, tài liệu. 

Trên đây là những quy định pháp luật hiện hành quy định về Cách thức sử dụng và Giá trị pháp lý của việc đóng dấu treo, dấu giáp lai. Rất mong bài viết sẽ hữu ích cho bạn. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn bạn có thể liên hệ với Công ty tư vấn pháp lý Như Ý thông qua: