Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính với chức năng xác nhận giá trị của một văn bản công nước ngoài, kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó
Khi các công dân của một nước muốn một văn bản công được cấp bởi các nhà chức trách của nước đó có hiệu lực tại một nước khác, hoặc ngược lại, một văn bản được cấp bởi các nhà chức trách của nước khác, ví dụ nước nơi công dân đó cư trú, muốn có hiệu lực tại nước đó. Trong các trường hợp này văn bản đó cần được công nhận bởi các nhà chức trách của Quốc gia nơi văn bản này có hoặc muốn có hiệu lực pháp lý.
Theo quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ – CP quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
+ Thông tư Số: 01/2012/TT-BNG, hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CPngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
Hợp pháp hóa lãnh sự: là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
1. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
3. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
4. Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
1. Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
2. Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau. Các giấy tờ tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, muốn có giá trị sử dụng tại Việt Nam cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Luật Trí Tâm xin chia sẻ các thông tin liên quan đến thủ tục này hy vọng sẽ hữu ích cho những ai có nhu cầu.
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thì hợp pháp hóa lãnh sự được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để tài liệu, giấy tờ đó được công nhận và có giá trị sử dụng tại Việt Nam.
Cơ quan nào của Việt Nam có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tài liệu của nước ngoài?
Ở trong nước, Bộ Ngoại giao có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự. Bộ ngoại giao cũng có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ cấp tỉnh tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.
Ở nước ngoài, thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự do cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài
Thủ tục thực hiện hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu của nước ngoài?
Hồ sơ cần chuẩn bị:
· + Tờ khai hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
· + Bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
· + Tài liệu đề nghị để hợp pháp hóa lãnh sự [đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận con dấu, chữ ký].
· + Bản photo giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự. Đối với các giấy tờ như đăng ký kết hôn, học bạ, bằng cấp…cần mang theo bản chính để đối chiếu.
· + Bản dịch [không cần phải chứng thực] giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh [nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này.
Nơi nộp hồ sơ: Cục lãnh sự - Bộ ngoại giao hoặc các cơ quan cấp tỉnh do Bộ ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ.
Thời gian thực hiện: 01 ngày nếu số lượng tài liệu từ 1-10 bản. 02 ngày trở lên nếu số lượng tài liệu từ 11 bản trở lên hoặc các tài liệu yêu cầu xác minh.
Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự là gì?
1. Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính, trong đó cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, văn bản do nước ngoài cấp để tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Giấy chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự có thời hạn bao lâu?
- Hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ, tài liệu: lưu trữ trong thời hạn 10 năm đối với Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, phần mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh; lưu trữ trong thời hạn 03 năm đối ...
Hợp pháp hóa lãnh sự là như thế nào?
“Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.
Chứng nhận lãnh sự là gì?
Chứng nhận lãnh sự là chỉ hoạt động của cơ quan chứng nhận lãnh sự đối với tính chân thực của con dấu và chữ ký cuối cùng trên giấy công chứng trong nước liên quan đến nước ngoài, giấy tờ, văn bản chứng minh khác hoặc giấy tờ, văn bản liên quan của nước ngoài theo yêu cầu của công dân, pháp nhân hoặc các tổ chức khác.