Hướng dẫn hiển thị mail cũ trong outlook
Ứng dụng Mail Outlook là một phần mềm duyệt email nổi tiếng trên toàn thế giới. Đa phần các nhà cung cấp email đều cho phép sử dụng ứng dụng Outlook Mail để duyệt mail. Sau khi dùng một thời gian có thể bạn sẽ gặp việc mail outlook bị đầy thì sau đây là cách xử lý đơn giản nhất. Show
Nội dung chính 1. Xóa Mail trong OutlookViệc dung lượng lưu trữ hết khiến Mail trong Outlook bị đầy. Vì vậy, việc xóa các email không quan trọng là việc làm mà ai cũng nghĩ tới đầu tiên. Nếu lượng email bị xóa đi nhiều thì dung lượng trống sẽ được tăng lên và các bạn lại tiếp tục sử dụng tốt. Để xóa các email trong Outlook bạn chỉ cần vào hộp thư đến và chọn email cần xóa sau đó bấm xóa. Xóa email OutlookEmail sau khi xóa sẽ được đưa vào thư mục đã xóa. Để xóa hoàn toàn các email đi các bạn chọn “Empty Folder” như hình bên dưới để xóa sạch. Xóa hoàn toàn email outlookNhư vậy là bạn đã xóa thành công rồi đó. Nhưng nếu dung lượng vẫn không giảm được bao nhiêu thì bạn làm theo cách bên dưới. \>> Xem thêm: Giải pháp email doanh nghiệp Microsoft 365 2. Lưu trữ email sang file mớiNếu việc xóa email làm bạn tốn nhiều thời gian, đồng thời không giảm được dung lượng bao nhiêu thì bạn hãy lưu trữ email. Lưu trữ email trong Outlook là việc di chuyển các email và tệp đính kèm sang file archive.pst riêng biệt. Nhờ vậy sẽ có thêm dung lượng trống để lưu trữ email. Thư mục Lưu trữ Archive sẽ hiển thị ngay trong danh sách các thư mục. Bạn có thể tìm kiếm email trong thư mục lưu trữ đó. Lưu trữ email outlookNgoài cách di chuyển dữ liệu sang tệp mới như trên, bạn có có 2 tùy chọn khác để dọn dẹp bên trên, bạn có thể xem xét và lựa chọn cho phù hợp. 3. Xóa email tự động khỏi máy chủĐây là tùy chọn bạn cần phải xem xét thật kỹ, bởi dữ liệu của bạn sẽ không thể khôi phục nếu bạn đặt xóa tự động. Để xóa email bạn làm theo hướng dẫn như hình bên dưới để cài đặt tính năng này. Tính năng này sẽ giúp xóa email cũ từ 14 ngày trở về trước. Xóa email tự động4. Xem xét giải pháp mới nhiều dung lượng hơnThông thường việc đầy bộ nhớ này do dung lượng email của nhà cung cấp bán cho bạn khá thấp. Bạn có thể chọn của nhà cung cấp Google hoặc Microsoft để có bộ nhớ cao hơn. Dung lượng tối thiểu 30GB cho Google Workspace và 50GB cho Microsoft 365. \>> Xem thêm: Giải pháp Micorosft 365 và giải pháp Google Workspace tại đây. 5. KếtHi vọng những chia sẻ bên trên của chúng tôi sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp tối ưu nhất. Chúc các bạn thành công! MOBackup – Giải pháp sao lưu (có trả phí) để lưu trữ email, địa chỉ liên lạc, cuộc hẹn, quy tắc Outlook, chữ ký cũng như các mục yêu thích và dấu trang của nhiều trình duyệt internet. Nó hoạt động với tất cả các phiên bản của Outlook 2016 đến 2000. Đa số người dùng email vô tình xóa phải tin nhắn của họ và Microsoft Outlook cũng không là ngoại lệ. Nếu bạn tình cờ xóa tin nhắn từ Outlook thì đừng lo lắng nhé. Trong trường hợp này, bạn có thể lấy lại email mình đã xóa. Một vấn đề phổ biến khác là người dùng email biết đến tính năng tự động lưu trữ. Tính năng AutoArchive trong Outlook sẽ tự động gửi tin nhắn cũ đến thư mục lưu trữ (Archive folder), như thể những tin nhắn này biến mất đi. Thật may mắn, không quá khó để phục hồi lại email trong Outlook. Trong bài hướng dẫn này, chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu về hai vấn đề này nhiều hơn. Trước tiên, chúng ta sẽ xem cách tìm email thất lạc trong Outlook. Sau đó, chúng ta sẽ thảo luận cách phục hồi email đã xóa trên Outlook (bao gồm thảo luận công cụ phục hồi thư đã xóa - Recover Deleted Items). Kế tiếp, chúng ta sẽ khám phá tùy chọn Auto Archive của Outlook trong việc thiết lập Lưu trữ đúng cách. Điều này sẽ giữ những email không muốn hoặc quá thường xuyên. Cuối cùng, chúng ta sẽ xem cách để phục hồi email lưu trữ trong Outlook. Trước khi chúng ta bắt đầu, hãy tìm hiểu ebook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó bao gồm những chiến thuật trong sử dụng hộp thư email-để giúp bạn có thể kiểm soát nhanh chóng hộp thư và quản lý email của bạn hiệu quả hơn. 1. Cách tìm Email bị mất trong MS OutlookNếu một trong những email của bạn bị thất lạc, bạn nên kiểm tra những nơi này trước tiên:
Bạn có thể tìm thấy những thư mục này trong Thanh điều hướng bên trái của hộp thư MS Outlook. .jpg).jpg).jpg)Bạn có thể tìm email thất lạc trong các thư mục được hiển thị ở đây. Để tìm hiểu thêm về những thư mục này trên các sản phẩm có liên quan đến việc phục hồi tin nhắn thất lạc, hãy đọc hướng dẫn này. Bài hướng dẫn thông tin về cách sử dụng công cụ tìm kiếm MS Outlook để tìm email thất lạc trong Outlook. 2. Cách phục hồi Email đã xóa từ OutlookNếu bạn tìm những email thất lạc một trong những thư mục trên, bạn sẽ muốn phục hồi chúng. Có hai cách cơ bản để phục hồi email từ thư mục Deleted Items hoặc Junk Email: 1. Kéo và thả tin nhắnBạn có thể sử dụng chức năng kéo-và-thả để phục hồi email đã xóa từ Outlook. Cả hai thư mục Deleted Items và Junk Email đều cho phép bạn kéo và thả tin nhắn giữa các thư mục. Để di chuyển tin nhắn từ những thư mục này, hãy làm theo ba bước sau đây.
Trong phần mình họa bên dưới, tôi di chuyển tin nhắn “Photos for Regional Design” từ thư mục Deleted Items sang thư mục From My New Boss. .jpg).jpg).jpg)Sử dụng chức năng kéo-và-thả để phục hồi email thất lạc vào các thư mục của chúng. 2. Sử dụng công cụ MoveOutlook cũng có công cụ Move mà bạn có thể di chuyển các tin nhắn giữa các thư mục. Bạn có thể tìm trên tab Home, như minh họa bên dưới: .jpg).jpg).jpg)Sử dụng công cụ Move để phục hồi tin nhắn vào thư mục của chúng. Bạn có thể truy cập vào công cụ Move bằng cách chọn tin nhắn mà bạn muốn di chuyển và click phải vào nó. Một trình đơn thả xuống xuất hiện với tùy chọn Move. .jpg).jpg).jpg)Dưới đây là cách khác để di chuyển email. Để di chuyển email đã chọn vào đúng thư mục, chọn thư mục từ các thư mục có sẵn từ trình đơn thả xuống. 3. Công cụ Recover Deleted Items là gì & khi nào bạn có thể sử dụng nó?Một email sẽ bị xóa "vĩnh viễn" nếu bạn chọn Deleted Items. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, bạn có thể phục hồi những tin nhắn đã xóa "vĩnh viễn" này. Nếu bạn sử dụng dịch vụ email từ MS Outlook cho công việc hoặc trường học (hoặc ở công ty lớn), email của bạn có thể đã được cập nhật lên dịch vụ Microsoft Exchange email. Tùy thuộc vào người quản lý của bạn thiết lập hệ thống như thế nào, tin nhắn đã xóa "vĩnh viễn" của bạn được lưu trữ trên server email cho mục đích tìm kiếm lại. Điều này có nghĩa, bạn có thể sử dụng công cụ Recover Deleted Items From Server để lấy lại email Outlook sau khi xóa chúng “vĩnh viễn”. Để sử dụng công cụ Recover Deleted Items From Server, click vào biểu tượng trên Ribbon (nó giống như một thùng rác). Popup Recover Deleted Items hiển thị tất cả các thư đã xóa được lưu trữ trên server. Click vào tin nhắn bạn muốn phục hồi. Click vào Restore Selected Items và click vào nút OK. Tin nhắn sẽ được phục hồi về thư mục chúng bị xóa lúc đầu. Như tôi đề cập ở trên, tùy chọn này chỉ có sẵn cho những người dùng email đã cập nhật lên server. Tuy nhiên, một tính năng tương tự có sẵn trên Microsoft Outlook.com, phiên bản Outlook hoạt động trên nền web của Microsoft. Dưới đây là cách phục hồi email đã xóa vĩnh viên trên Outlook.com: Trong phần mình họa Outlook.com bên dưới, bạn có thể thấy thư mục Deleted Items trống: .jpg).jpg).jpg)Ví dụ này minh họa cho chức năng trên Outlook.com. Chú ý thanh màu nâu bên dưới được dán nhãn Recover deleted items. Để phục hồi thư đã xóa “vĩnh viễn”, click vào thanh màu nâu. Một cửa sổ popup hiển thị tin nhắn đã xóa: .jpg).jpg).jpg)Bên dưới là cách phục hồi email đã xóa vĩnh viễn trên Outlook.com Để phục hồi tin nhắn đã xóa vĩnh viễn trên Outlook.com, click trái tin nhắn bạn muốn phục hồi. Một checkbox xuất hiện (hãy đánh dấu nó). Click vào tùy chọn Recover ở phía trên bên trái của sổ popup. Xác nhận bạn muốn phục hồi tin nhắn. Tin nhắn đã được phục hồi. Lưu ý: Chức năng này không áp dụng trên phiên bản MS Outlook cho Home Users. 4. Tại sao lưu trữ Email (và cách phục hồi nó)Nếu email thất lạc của bạn được lưu trữ trên thư mục Archive thì bạn có thể kéo-và-thả từ thư mục mà bạn muốn. Sử dụng kỹ thuật kéo-và-thả tương tự mà tôi miêu tả bên trên cho thư mục Deleted Items. Bạn cũng có thể phục hồi một tin nhắn bằng cách sử dụng công cụ Move để di chuyển một tin nhắn đã lưu trữ sang một thư mục khác. Cuối cùng, bạn có thể phục hồi email lưu trữ trên Outlook vào máy tính của bạn dưới định dạng PST. Bạn có thể không cần phải phục hồi những email tình cờ lưu trữ bằng cách tìm hiểu và điều chỉnh tùy chọn Outlook AutoArchive, tôi sẽ thảo luận về các thiết lập ngay bây giờ. 1. Cách truy cập Outlook AutoArchive SettingsTùy chọn AutoArchive trên MS Outlook sẽ xác định mức độ thường xuyên email tự động được chuyển sang vị trí lưu trữ của bạn và cũng như email được di chuyển. Nếu bạn không biết chức năng này hoặc không chắc chắn cách cài đặt như thể tin nhắn ngẫu nhiên biến mất khỏi hộp thư và thư mục của bạn. May mắn thay, bạn có thể truy cập công cụ AutoArchive trên Outlook và thay đổi các cài đặt. Dưới đây là cách làm: .jpg).jpg).jpg)Bắt đầu mở Outlook. Từ hộp thư chính của email, click vào tab File. Màn hình Account Information hiển thị: .jpg).jpg).jpg)Chọn Options từ màn hình Account Information. Từ trình đơn bên trái, click Options. Màn hình Outlook Options hiển thị: .jpg).jpg).jpg)Chọn tùy chọn Advanced từ màn hình Outlook Options: Từ lựa chọn bên trái, chọn tùy chọn Advanced để xem các tùy chọn Advanced: .jpg).jpg).jpg)Sử dụng hộp thoại AutoArchive để thay đổi các cài đặt lưu trữ của bạn. Bạn có thể sử dụng hộp thoại này để thay đổi các thiết lập của bạn trên AutoArchive. Bạn cũng có thể quay lại tắt tính năng AutoArchive từ hộp thoại. 2. Cách thay đổi cài đặt Outlook AutoArchiveHiểu cách kiểm soát các cài đặt trên AutoArchive là chìa khóa để hiểu các chức năng AutoArchive hoạt động như thế nào trên Outlook. Nếu bạn biết công cụ AutoArchive được thiết lập và hoạt động như thế nào, bạn sẽ không ngạc nhiên khi tin nhắn được tự động lưu trữ. Các tin nhắn được lưu trữ dưới các tập tin định dạng trên máy tính hoặc trên mail server của bạn. Để mở cài đặt AutoArchive, đánh dấu kiểm vào ô bên trái. Để tắt cài đặt, hủy đánh dấu vào ô. Như bạn có thể thấy, hộp thoại AutoArchive cho bạn nhiều lựa chọn khác nhau. Hãy tìm hiểu sâu hơn về cách thay đổi của các thiết lập chính.
Ngay khi bạn chọn lựa xong, click vào nút OK trong hộp thoại để lưu lại thay đổi. Sau đó, click vào nút OK trên màn hình Outlook Options. Bạn vừa mới thay đổi các thiết lập AutoArchive của bạn! Tìm hiểu thêm nhiều thủ thuật và mẹo hữu ích về EmailĐừng quên đăng ký nhận thư mới từ Tuts+ và tải ebook miễn phí của chúng tôi. The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó bao gồm những mẹo và thủ thuật sắp xếp và quản lý hộp thư điện tử của bạn hiệu quả hơn. Tóm lạiBạn vừa tìm hiểu cách phục hồi email lưu trữ trên Outlook và cách phục hồi email đã xóa. Bạn cũng vừa học cách sử dụng công cụ Recover Deleted Items và thiết lập tính năng Auto Archive trong Outlook. Việc biết nhiều hơn về hoạt động của hệ thống email trên Outlook giúp bạn kiểm soát được những email được lưu trữ (hoặc đã xóa) và khi chúng bị xóa đi. |