Hướng dẫn merge mail
Mail merge – trộn thư, là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và có thể in hàng loạt chỉ bằng một vài thao tác đơn giản. Show
Mặc dù rất hữu ích nhưng dường như rất nhiều độc giả còn chưa biết đến tính năng này. Vì thế hôm nay Webketoan sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng. Sau đây là hướng dẫn các bạn làm hợp đồng lao động bằng cách trộn thư: Bước 1: Mở file Word, chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard. Bước 2:Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters và chọn Next: Starting document. Bước 3:Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients. Bước 4:Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter. Bước 5:Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) có sẵn và nhấn Open. Ví dụ file excel để tạo hợp đồng như sau: (đây chỉ là file excel minh họa, chưa đầy đủ) Sau đó nhấn chọn sheet chứa thông tin: Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK. Bước 6:
Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source. Bước 7: Chọn Next: Write your letter. Bước 8: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items. Bước 9:Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con
trỏ chuột và nhấn Insert để chèn. Bước 10: Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn. Nhấn Next: Preview your letters. Bước 11: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư. Để xem từng hợp đồng nhấn chọn << , >> trong Redpident để xem. Bước 12:Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters. Bước 13:Các bạn có thể lưu file bằng cách chọn File -> Save hoặc tổ hợp phím Ctrl + S, đặt tên file và chọn thư mục chứa file. Tương tự như thế các bạn thực hiện với phiếu tính lương, thư mời, thông báo,… Nguồn tham khảo: Internet. Chúc các bạn thành công. Mail merge là gì? Nhìn chung, Mail merge là tính năng hỗ trợ người dùng tiết kiệm thời gian gửi thư. Cách sử dụng phần mềm này như thế nào, bạn hãy theo dõi bài viết để có được câu trả lời. Mail merge là gì? Cách sử dụng Mail merge để trộn thư
Mail merge là gì? Để hiểu chính xác hơn về khái niệm này, bạn hãy theo dõi khái niệm và ví dụ dưới đây. 1.1 Khái niệm Mail merge
1.2 Ví dụ về Mail mergeTrên thực tế, ai trong chúng ta cũng đã từng gặp trường hợp cần sử đến Mail merge. Nhưng vì không rõ phương pháp nên nhiều người lựa chọn phương pháp thủ công. Ví dụ, bạn là nhân sự được giao nhiệm vụ gửi thư cho tất cả nhân viên công ty. Cùng một form thư, bạn sẽ điền nhiều lần cho đến khi hoàn thành. Nhưng với Mail merge, mọi việc được tối ưu hơn rất nhiều nhờ thao tác tự động điền thư. Cụ thể, bạn chỉ cần tạo một bức thư duy nhất và thêm danh sách người nhận đi kèm, điền tên từng người gửi trong danh sách vào thư được thực hiện tối ưu bởi Mail merge. 2. Cấu trúc của Mail mergeCấu trúc của một Mail merge gồm hai phần quan trọng là nguồn dữ liệu và nội dung cơ bản. Cấu trúc của Mail merge2.1 Nguồn dữ liệuNguồn dữ liệu không có cấu trúc cố định mà tùy biến theo nội dung cơ bản của Mail merge. Mục đích của việc làm này là thể hiện được đúng vị trí và sắp xếp các nội dung giữa các thư sau khi tạo ra hàng loạt từ các khung trong Mail Merge. Nguồn dữ liệu thường được trình bày tuần tự trong các danh sách dữ liệu cố định với các thông tin, chi tiết tùy biến quan trọng như:
2.2 Nội dung cơ bảnNội dung cơ bản trong Mail Merge có nhiều điểm tương đồng so với email thông thường với các phần như:
3. Hướng dẫn cách sử dụng Mail merge để trộn thưĐể trộn thư Mail Merge nhanh, bạn có thể lựa chọn thực hiện theo một số cách dưới đây: 3.1 Sử dụng Mail merge trong wordSử dụng Mail merge trong word bắt đầu bằng việc mở file word có sẵn. Sau khi mở, bạn thực hiện tuần tự theo các bước như sau:
3.2 Sử dụng Mail merge trong ExcelCác bước sử dụng Mail merge trong Excel không phức tạp như trong Word. Tuy nhiên, thao tác ở phần mềm này, bạn buộc phải thành thạo phần hàm Text. Tại trang tính, bạn sử dụng hàm text để điều chỉnh các công cụ của Excel. Chú ý đến các thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ,… khi điều chỉnh hàm Text. Thao tác không quá khó nhưng lại đòi hỏi hiểu biết cơ bản về code định dạng văn bản. Nếu chưa hiểu phần này, bạn có thể tham khảo custom number vì chúng có tính chất tương tự. Xong các thông tin định dạng văn bản, bạn nên đưa tất cả định dạng các ô tính chứa công thức theo một định dạng khác nhau để cho hệ thống nhận định đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Việc làm này nhằm mục đích đảm bảo khi thao tác Mail merge dữ liệu không bị biến đổi. Sử dụng Mail merge trong Excel3.3 Cách trộn thư từ Excel sang WordTrộn thư từ Excel sang Word ở các phiên bản có sự tương đồng. Một số phiên bản có khác biệt nhưng không đáng kể. Vì vậy, chúng tôi sẽ minh họa bằng một trong những phiên bản gần đây nhất và được nhiều người sử dụng nhất là Word 2010. Chú ý soạn sẵn thư và thao tác lần lượt theo các bước.
4. Tìm hiểu một số phím tắt trên Mail mergeCác phím tắt trong Mail merge được tổng hợp trong bảng dưới đây, bạn có thể tham khảo: Bài viết cung cấp thông tin giúp bạn trả lời câu hỏi: “Mail merge là gì?” để có thể sử dụng tính năng này đơn giản và tiết kiệm thời gian. Các bước hướng dẫn chi tiết, bạn có thể tham khảo và bắt đầu ngay với tính năng thú vị này. Đừng quên chia sẻ bài viết để bạn bè cùng tham khảo thông tin bổ ích này. (Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc) |