So sánh sự khác nhau giữa 2 file excel

Nếu bạn không thấy Xem Từng Trang chiếu, bấm Cửa sổ trên tab Chế độ xem, rồi bấm Xem Từng Trang chiếu.

Xem thêm

Để biết thông tin về cách so sánh các chỉnh sửa trong nhiều tài liệu, hãy xem mục So sánh các tài liệu.

Để biết thông tin về việc so sánh sự khác nhau của tài liệu, hãy xem mục So sánh sự khác nhau của tài liệu bằng cách dùng tùy chọn dòng kẻ đen hợp lệ.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn muốn xem các tùy chọn khác?

Khám phá các lợi ích của gói đăng ký, xem qua các khóa đào tạo, tìm hiểu cách bảo mật thiết bị của bạn và hơn thế nữa.

Cộng đồng giúp bạn đặt và trả lời các câu hỏi, cung cấp phản hồi và lắng nghe ý kiến từ các chuyên gia có kiến thức phong phú.

Bạn có nhiều file Excel có dữ liệu so sánh, hoặc bạn có file Excel có dữ liệu so sánh để tìm điểm khác biệt nhưng không biết làm thế nào. Dưới đây, Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo hướng dẫn bạn cách so sánh 2 file excel để tìm điểm khác biệt. Việc so sánh dữ liệu giữa hai tệp Excel riêng biệt hoặc hai bảng dữ liệu trong một tệp Excel là rất phổ biến, đặc biệt là giữa các nhà cung cấp. Bằng cách so sánh nội dung của các tệp hoặc trang tính Excel, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy sự khác biệt. Các phương pháp so sánh dưới đây phụ thuộc nhiều vào cấu trúc dữ liệu của bạn và loại so sánh bạn cần.

MỤC LỤC

1. 3 cách so sánh 2 file excel để tìm điểm khác biệt

1.1. So sánh hai bảng tính Excel dưới dạng hai tệp riêng biệt

Cách so sánh 2 file excel riêng biệt cạnh nhau (hay hai sheet trong cùng một sổ làm việc), Excel có một tính năng tiêu chuẩn giúp bạn dễ dàng gọi là View Side by Side. Với tùy chọn này, người dùng chỉ cần sử dụng để so sánh khi các file Excel chứa ít thông tin, việc so sánh thủ công các file này không mất nhiều thời gian và dễ dàng thực hiện hơn. Nếu bạn có một tệp Excel chứa nhiều dữ liệu, tốt nhất nên sử dụng phương pháp điều kiện hoặc các hàm hoặc công thức khác. Tính năng View Side by Side cho phép bạn so sánh hai tệp Excel riêng biệt hoặc hai bảng tính trong cùng một tệp.

Ví dụ: bạn có hai tệp cho hai tháng khác nhau và bạn muốn kiểm tra giá trị nào khác nhau giữa hai tệp. Khi bạn mở tệp Excel, theo mặc định, tệp sẽ mở ở kích thước toàn màn hình. Ngay cả khi bạn thu nhỏ cửa sổ xem, tệp Excel sẽ vẫn xuất hiện ở trên cùng.

Tùy chọn View Side By Side cho phép bạn mở hai tệp Excel riêng biệt và sắp xếp chúng để hiển thị theo chiều ngang hoặc chiều dọc tùy theo nhu cầu của bạn. Từ đó dễ dàng so sánh các giá trị mà không cần chuyển đổi qua lại. Dưới đây là hướng dẫn về cách thực hiện.

• Bước 1: Mở file Excel muốn so sánh.
• Bước 2: Chọn một trang từ mỗi tệp bạn muốn so sánh.
• Bước 3: Chọn tab View của thanh Ribbon
• Bước 4: Nhấp vào nút “View Side by Side” trên thanh công cụ của Windows. Lưu ý rằng điều này chỉ áp dụng khi mở hai hoặc nhiều tệp Excel riêng biệt.
• Bước 5: Sau khi nhấp vào “View Side by Side”, Excel sẽ sắp xếp sổ làm việc chứa hai tệp theo chiều ngang. Cả hai được hiển thị cạnh nhau và đồng thời, từ đây bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa hoặc so sánh các tệp.
• Bước 6: Nếu muốn sắp xếp các file theo chiều dọc, nhấn vào tùy chọn Arrange All (cũng trong tab View).
• Bước 7: Hộp thoại Organize Windows sẽ xuất hiện. Để so sánh hai tệp theo chiều dọc, hãy bấm theo chiều dọc và OK.

Trong trường hợp này, nếu bạn cuộn xuống một trang tính, thì trang tính kia vẫn giữ nguyên. Tuy nhiên, nếu bạn muốn cuộn xuống hoặc cuộn lên trong cả hai trang tính cùng một lúc để so sánh từng hàng dễ dàng hơn, hãy nhấp vào nút Đồng bộ hóa Cuộn bên dưới nút “Tiếp theo Bảng”. Vì có sẵn tính năng cuộn đồng bộ nên bạn có thể thoát bằng cách nhấn lại vào nút cuộn đồng bộ nếu bạn không cần nữa.

1.2. So sánh nhiều tệp Excel riêng lẻ

Tùy chọn Xem cạnh nhau cho phép bạn chỉ so sánh hai tệp Excel cùng một lúc. Nhưng bạn nên làm gì nếu mở nhiều tệp Excel?

• Bước 1: Mở file Excel để đối chiếu nội dung.
• Bước 2: Chọn tab View, sau đó click vào “View Side by Side”, hộp thoại “Side by Side” hiện ra, tại đây bạn chọn file muốn so sánh với cửa sổ Excel đang hoạt động.
• Bước 3: Nếu bạn muốn so sánh nhiều hơn hai tệp cùng một lúc, hãy mở tất cả các tệp Excel rồi nhấp vào Sắp xếp tất cả (cũng trên tab Xem).
• Bước 4: Hộp thoại Organize Windows sẽ xuất hiện. Nhấp vào nút Dọc hoặc Ngang để hiển thị hai tệp để so sánh và nhấp vào OK.
• Sắp xếp tất cả các tệp Excel đang mở theo thứ tự đã chọn (theo chiều dọc hoặc chiều ngang).

1.3. So sánh hai trang tính cạnh nhau trong cùng một tệp Excel

Nếu muốn so sánh hai bảng riêng biệt trong cùng một tệp Excel, bạn không thể sử dụng tính năng cạnh nhau vì tính năng này chỉ hoạt động với các tệp Excel riêng biệt. Bạn vẫn có thể so sánh tương tự bằng tính năng New Windows của Excel. Tính năng này cho phép bạn mở hai phiên bản của cùng một sổ làm việc. Nếu bạn mở hai chiếc vali, bạn có thể đặt chúng cạnh nhau rồi so sánh.

Giả sử bạn có sổ làm việc Excel với hai trang tính cho hai tháng khác nhau (tháng 1 và tháng 2) và bạn muốn so sánh các trang tính để xem doanh số đã thay đổi như thế nào theo cửa hàng. Đây là cách so sánh hai trang tính trong Excel.

• Bước 1: Mở sổ làm việc có chứa các trang tính mà bạn muốn so sánh.
• Bước 2: Mở menu View trong giao diện ribbon.
• Bước 3: Nhấp vào “Windows mới” trong nhóm Windows, thao tác này sẽ mở một phiên bản khác của cùng một bảng tính.
• Bước 4: Trên tab Xem, nhấp vào nút “Sắp xếp tất cả” để kích hoạt hộp thoại Sắp xếp quen thuộc.
• Bước 5 Nhấp vào “Dọc” để so sánh dữ liệu theo cột (hoặc chọn Ngang để so sánh dữ liệu theo hàng).
• Bước 6: Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất. Các bước trên căn chỉnh cả hai phiên bản của sổ làm việc theo chiều dọc. Vì vậy, cùng một trang tính được chọn cho cả hai bảng.

2. Cách thức hoạt động của tính năng “New Windows”

Nếu bạn nhấp vào nút “Windows mới”, cùng một thư mục dự án sẽ mở lại với một tên hơi khác. Ví dụ: Nếu sổ làm việc của bạn có tên là “Test” và bạn nhấp vào nút “New Windows”, cửa sổ mới sẽ tự động có tên là “Test – 1” và phiên bản thứ hai sẽ có tên là “Test” – 2′.

Lưu ý rằng nó vẫn nằm trong cùng một trang tính Excel. Nếu bạn thực hiện thay đổi đối với một trang, các thay đổi cũng sẽ được áp dụng cho trang kia. Và khi bạn đóng phiên bản tệp đang mở, tên sẽ trở lại ban đầu.

Trên đây Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo đã hướng dẫn bạn đọc cách so sánh 2 file excel đơn giản để tìm ra điểm khác biệt về nội dung. Điều này thường hữu ích, đặc biệt đối với nhân viên bán hàng và kế toán, những người có nhiều dữ liệu cần quản lý.

Limoseo – Công ty Dịch vụ SEO & Thiết kế Website

Tôi là Huyền Đặng, hiện đang là Marketing Leader tại Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo. Với hơn 5 năm kinh nghiệm thực chiến ở các dự án Marketing Online, tôi mong rằng sẽ có cơ hội được đồng hành cùng khách hàng trong việc tạo dựng thương hiệu và phát triển đơn hàng một cách bền vững.