Bạn không chỉ muốn biết Kỹ thuật động não là gì? mà còn muốn biết làm thế nào để thực hiện nó ngay bây giờ? Bài viết này sẽ đi nhanh vào tìm hiểu ý nghĩa của Kỹ thuật động não và làm thế nào để có một quy trình Kỹ thuật động não hiệu quả và có được giải pháp cho vấn đề.
Kỹ thuật động não là gì?
Trước hết, để chúng tôi giải thích cách làm việc của kỹ thuật động não.
Đơn giản mà nói thì Kỹ thuật động não là một phương pháp khơi nguồn cảm hứng sáng tạo để giải quyết vấn đề bằng cách khuyến khích các thành viên của nhóm đưa ra những ý tưởng/suy nghĩ mà không chỉ trích hay phán xét. Kỹ thuật động não, bằng nhiều hình thức đã trở thành một công cụ chuẩn mực cho việc phát triển của những ý tưởng mới, có lẽ cũng chính bởi tính linh hoạt của nó:
- Trong khi những người làm kinh doanh hầu hết đã thực sự áp dụng "kỹ thuật động não", phương pháp này được phổ biến rộng rãi ngay từ bước thiết lập ban đầu, ở các trường đại học phi lợi nhuận cũng như những nơi trình diễn nghệ thuật.
- Kỹ thuật động não được thực hiện bởi các nhóm lớn, nhỏ hay thậm chí một cá nhân.
- Kỹ thuật động não không giới hạn bất cứ vấn đề hay câu hỏi nào.
Kỹ thuật động não " nghe có vẻ mới mẻ nhưng thực ra nó đã cũ khi chúng ta vạch ra ý tưởng khai thác kinh doanh, tuy nhiên chúng ta mới thực sự được biết đến bởi Alex Osborn năm 1941- là một ông trùm quảng cáo nên ông hiểu được tầm quan trọng của sự sáng tạo ảnh hưởng đến thành công như thế nào. Trong cuốn sách Your Creative Power: How to Use Imagination của ông ta năm 1952 viết rằng: Không chỉ trong kinh doanh mà bất kỳ đâu, chất lượng của lãnh đạo đều phụ thuộc vào sự sáng tạo mà người đó có
Osborn cho rằng sự sáng tạo thường xuyên bị đè nén trong quá trình làm việc bởi vì [1] quá ít ý tưởng được đưa ra hoặc bởi quá ít người và [2] là những người tham gia vào quá trình này hay soi mói và chỉ trích ý kiến của người khác.
Ông cũng tin rằng ai cũng tiềm ẩn những tư duy, đột phá trong bản thân mình. Và để tìm hiểu về điều này Osborn đã đặt ra bốn quy định của Kỹ thuật động não nhằm mục đích bỏ qua các rào cản và khơi dậy khả năng sáng tạo của nhân viên như sau:
- Không chỉ trích hay bác bỏ ý tưởng của người khác
- Đưa ra càng nhiều ý tưởng càng tốt
- Xây dựng trên những ý tưởng của nhau
- Những ý tưởng có phần phá cách, táo bạo được khuyến khích
Làm thế nào Kỹ thuật động não là 1 phần trong một quá trình lớn hơn?
Mặc dù sử dụng theo cách của riêng mình, Osborn đã xem nó như một phần của một quy trình lớn hơn. Ông thấy rằng ý tưởng chỉ thực sự hữu ích nếu nó giải quyết được vấn đề.
Quy trình lớn hơn mà Osborn phát triển được gọi là Giải quyết vấn đề sáng tạo hoặc CPS. CPS bao gồm bốn bước được Quỹ Giáo dục Sáng tạo mô tả như sau:
- Clarify làm rõ vấn đề bằng cách xác định mục tiêu, mong muốn hay thử thách ; thu thập dữ liệu để thấy rõ hơn những thách thức đồng thời đặt ra các câu hỏi nhằm để tìm ra giải pháp cho vấn đề.
- Ideat khám phá ý tưởng thông qua kỹ thuật động não
- Develop Đề ra giải pháp bằng cách chọn giải pháp tốt nhất sau khi đánh giá các ý tưởng được sản sinh trong quá trình ideation
- Implement Lên kế hoạch thực thi sau khi nắm rõ yếu tố nguồn lực và chỉ thị cần thiết để đưa ý tưởng vào hành động
Quá trình này đã được hàng nghìn cá nhân, doanh nghiệp và các tổ chức sử dụng trong nhiều năm qua, dựa trên bốn nguyên tắc cốt lõi được phát triển bởi Osborn và những người đồng sáng lập như sau:
- Ý kiến hòa hợp hay bất đồng đều phải được cân bằng- Chìa khóa của sự sáng tạo là học cách xác định và cân bằng việc kết nối và xâu chuỗi ý tưởng của bạn. Điều quan trọng là biết khi nào nên thực hiện ý tưởng nào cho phù hợp.
- Tìm hiểu vấn đề bằng các câu hỏi Giải pháp sẽ tự được hé lộ và phơi bày khi những vấn đề quanh nó được lặp đi lặp lại bằng những câu hỏi mở với nhiều đáp án. Những câu hỏi như vậy tạo ra rất nhiều thông tin đa dạng, Trong khi câu hỏi dạng mở sẽ gợi ra sự xác nhận- từ chối rõ ràng thì một câu tuyên bố lại có xu hướng đóng lại /đặt ra giới hạn hoặc không phản hồi gì.
- Trì hoãn hoặc không phán xét Theo những nghiên cứu ban đầu của Osborn về Kỹ thuật động não, những thành kiến tức thì đối với ý tưởng đưa ra sẽ dập tắt quá trình phát sinh ý tưởng vì vậy cần phải có một khoảng thời gian cần thiết nhất định để đưa ra nhận định đúng đắn cho những ý tưởng này.
- Tập trung vào "Có, và" thay vì "Không, nhưng" Khi đưa ra thông tin và ý tưởng, ngôn ngữ cũng là một vấn đề. "Có, và" cho phép tiếp tục và mở rộng, điều này rất cần thiết trong quá trình CPS. Hãy cẩn thận với "nhưng" khi kết hợp "có" hoặc "không" điều này đã vô tình kết thúc cuộc trò chuyện hoặc phủ nhận mọi thứ đã nhắc đến trước đó.
Làm thế nào để hoàn thành Kỹ thuật động não?
Bản thân Kỹ thuật động não là một quá trình khá đơn giản, nhưng nó vẫn đòi hỏi kỹ năng điều phối và 1 kế hoạch cẩn thận để đạt được kết quả tối ưu. Với cá nhân thì tất nhiên brainstorm có thể xảy ra bất cứ đâu, nơi nào. Nhưng đối với một tập thể thì có khá nhiều điểm khác, đơn giản như sau:
Bước 1. Lập kế hoạch cho buổi động não
- Làm rõ trọng tâm của buổi họp bằng cách xây dựng các câu hỏi mở để dần dẫn đến các giải pháp. Ví dụ: "chúng ta sẽ cải thiện Dịch vụ khách hàng như thế nào" sẽ hay hơn "vấn đề gì với dịch vụ khách hàng của chúng ta."
- Lựa chọn người tham gia phù hợp: Nhóm này có thể lớn hoặc nhỏ, nhưng nên bao gồm những cá nhân có thể làm lâu dài hoặc sẽ tham gia vào việc thực hiện thay đổi hoặc một dự án mới của tổ chức.
- Lựa chọn thời gian và địa điểm: Trong một số trường hợp, Kỹ thuật động não được tổ chức bên ngoài nơi làm việc để tránh các xung đột về công việc, vì vậy có thể cân nhắc để sắp xếp Kỹ thuật động não trong một ngày làm việc, ngày cuối tuần hoặc buổi tối cho hợp lý.
- Chọn một người điều phối có khả năng xây dựng câu hỏi để tránh thời gian chết, nhanh ý, record lại ý tưởng, hỗ trợ quá trình đánh giá, và lập kế hoạch thực thi phù hợp với yêu cầu đặt ra của nhóm.
- Lên kế hoạch cho quá trình động não để lịch trình rõ ràng có thể được cung cấp trước cho nhóm. Các kế hoạch cần bao gồm các bữa ăn, phương tiện di chuyển và các mục thiết yếu khác.
Bước 2. Chọn lựa một Quy trình động não
Động não có thể chỉ đơn thuần là đặt câu hỏi, thu thập câu trả lời, và sau đó đánh giá chúng. Trong vài trường hợp lựa chọn đúng câu trả lời sẽ mang lại kết quả tích cực. Tuy nhiên, vẫn cần phải thường xuyên thúc đẩy sự sáng tạo mạnh hơn.
Dựa vào hiểu biết về các thành viên và mục tiêu của nhóm, người điều phối và người lập kế hoạch có thể chọn lấy một hình thức Kỹ thuật động não, ví dụ như:
- Brainwriting - Quá trình này cho phép các thành viên viết ra, chia sẻ và bình luận ý tưởng của nhau một cách kín đáo hơn, và rất hữu ích để xác định được các cá nhân trung thành với nhóm hay là khả năng không tiếp tục tham gia nhóm.
- Role Storming - Là một quá trình trong đó các thành viên ngẫu hứng đóng vai trò họ chọn hoặc được giao. Những vai trò này có thể rất thực tế như việc một khách hàng tức giận hoặc không tưởng như Superman, hay Aladdin's Genie.
- Reverse Brainstorming- Phương pháp này nhằm giúp các thành viên trong nhóm đưa ra những ý tưởng ngược lại với những gì đang được đề xuất. Ví dụ: Thay vì yêu cầu "làm cách nào để thu hút được nhiều người dùng sản phẩm của chúng ta", người điều phối sẽ hỏi "làm cách nào để giảm thiểu người tiếp cận sản phẩm của chúng ta?" Cách này hữu hiệu trong các trường hợp như là bị hạn chế trong việc đưa ra câu trả lời xuôi chiều ; và câu hỏi như vậy vừa vui nhộn mà vẫn mang lại hiệu quả.
- Round Robin Brainstorming Sau khi hỏi các cá nhân trong nhóm thì đến lượt người điều phối đưa ra ý kiến của họ, Điều này khiến mọi thành viên trong nhóm cảm thấy sự khách quan và công bằng lẫn nhau
Tìm hiểu thêm về các quá trình động não:
- IdeationCách sử dụng Brainwriting để tạo ra các ý tưởng nhanh chóngLisa Jo Rudy
- Động nãoRolestorming là gì? Một phương pháp động não hữu ích [+ vui tươi] dành cho nhómLisa Jo Rudy
- Động nãoLàm thế nào để sử dụngReverse Brainstormingđể phát triển các ý tưởng sáng tạoLisa Jo Rudy
Bước 3. Thiết lập các quy tắc cơ bản cho Kỹ thuật động não
Kỹ thuật động não thông thường bắt đầu với một sự giới thiệu chung, các quy tắc cơ bản, lịch trình, hay vài chi tiết mấu chốt nào của buổi họp [ví dụ như vị trí của phòng tắm!]. Một số chuyên gia sẽ quy định không được sử dụng điện thoại/máy tính trong suốt quá trình kỹ thuật động não.
Hầu hết các chuyên gia đều bắt đầu bằng một phiên hâm nóng, nhằm tạo ra không khí sôi động và gắn kết giữa những người tham gia động não. Để mọi thành viên có thể hiểu rằng, với mục đích kỹ thuật động não họ đều quan trọng như nhau, hay thậm chí một thành viên của ban quản lý cấp cao hôm nay cũng tham gia với tư cách như những thành viên khác.
Những quy tắc khác góp phần thành công cho một buổi động não:
- Động não18 quy tắc động não để giúp truyền cảm hứng cho những ý tưởng sáng tạo hơnLisa Jo Rudy
Bước 4. Thực hiện quá trình động não
Kỹ thuật động não đơn giản là một quá trình trong đó có người điều phối đưa ra câu hỏi và thu thập các câu trả lời.
Các quy tắc của Kỹ thuật động não [không chỉ trích, không phán xét] rất quan trọng để khiến mọi người cảm thấy thoải mái đóng góp ý kiến. Ngoài ra, các ý kiến nên được ghi lại bằng bảng, biểu đồ để mọi người dễ nắm bắt và theo dõi.
Nếu cần thiết bạn có thể áp dụng thêm vài hình thức Kỹ thuật động não nữa để giới hạn hoặc khuyến khích sự cộng tác trong nhóm, mục đích là cần thêm ý tưởng sáng tạo hay là quản lý vấn đề.
Bước 5. Kết thúc quá trình động não
Khi bạn thấy các ý tưởng đã đủ thì hãy dừng lại và đánh giá các câu trả lời nhận được và chọn giải pháp hợp lý nhất. Là người hướng dẫn, bạn có thể mời các thành viên trong nhóm viết các ghi chú trên biểu đồ để đánh giá ý tưởng, hoặc đơn giản là tạo điều kiện để trao đổi thêm với nhóm về những ý kiến thu thập được.
Sau khi nhóm đã chọn một vài ý tưởng để tiếp tục khai thác, thì đã đến lúc định hướng thời gian, phạm vi để nhóm tìm hiểu, phát triển ý tưởng đó như mục tiêu nhất định. Ví dụ, một ý tưởng liên quan đến cải tiến công nghệ nên giao cho nhóm bao gồm chuyên gia công nghệ thông tin và một cá nhân am hiểu phầm mềm cơ bản hàng ngày.
Khi đã hoạch định rõ ràng thì hãy cho vào thực hiện và lên kế hoạch cho cuộc họp tiếp theo.
Tìm
hiểu thêm về cách lập kế hoạch và thực hiện Kỹ thuật động não của bạn ngay:
- Động nãoLàm thế nào để tiến hành một phiên động não hiệu quảLisa Jo Rudy
Tại sao Kỹ thuật động não hoạt động tốt?
Theo Tổ chức Giáo dục Sáng tạo của Osborn, bí mật nằm ở việc chọn lọc ra được ý tưởng quan trọng nhất, "Điều này có nghĩa là có rất nhiều lựa chọn bạn cần phải đánh giá." Kết quả của Kỹ thuật động não là có được ý tưởng vừa thiết thực vừa phải thực sự sáng tạo vượt bậc. Đó là những ý tưởng mà có khả năng để giúp một tổ chức vượt ra khỏi khuôn khổ thông thường để đạt tới sự xuất sắc.
Theo thuyết Kỹ thuật động não, mọi người đều phải động não, ngày một tăng lên và hiệu quả hơn. Vì sự động não cũng cần câu trả lời của những người không sáng tạo, hay những người làm trong tài chính, hành chính, nhân sự - những người mà chưa bao giờ được tham gia vào quá trình động não.
Vì thế, kết quả nhận được có thể bao gồm các ý tưởng ngoài phạm vi, vượt giới hạn. Và đôi khi một phiên động não được tổ chức thành công sẽ lại mang lại kết quả hết sức ngạc nhiên và có tính chất đổi mới.
Tại sao Kỹ thuật động não chỉ là một phần của một quá trình lớn hơn
Kỹ thuật động não là một cách xuất sắc để tạo ra những ý tưởng độc đáo, sáng tạo, nhưng tất nhiên, ý tưởng trong chính bản thân nó sẽ không mang lại kết quả. Như vậy, động não tách biệt với đánh giá; Đánh giá thì khác với thực hiện; Việc thực hiện chỉ xảy ra khi được sự chấp thuận và chi trả.
Theo quan điểm của Osborn, mục đích của Kỹ thuật động não không chỉ đơn giản là sản sinh các ý tưởng. Mà là lúc phán quyết được tách ra khỏi trí tưởng tượng trong khi trí tưởng tượng được phép táo bạo, bay bổng.
Từ kết quả của quá trình này, có thể đưa ra một loạt các ý tưởng, cách quản lý mới, tiềm năng công việc trở nên tốt hơn mà trong đó đánh giá và thực hiện chính là hai công cụ quyết định thành công.
Kỹ thuật động não giúp tạo ra các ý tưởng sáng tạo, khả thi
Kỹ
thuật động não hay ideation, chỉ là một phần của cả một quá trình lớn nhằm mở rộng
và xây dựng dựa trên sự sáng tạo được phát triển bởi Alex Osborn, nó chính là một
công cụ tuyệt vời để thu hút được nhiều ý kiến để giải quyết triệt để một vấn đề.
Kỹ thuật động não không tự kết thúc mà nó là tiền đề để làm rõ vấn đề, thử thách hoặc đặt câu hỏi. Sau đó sẽ là quá trình đánh giá và phát triển các ý tưởng, và cuối cùng là bằng cách thực hiện các ý tưởng để thấy được sự thiết thực và hữu ích của phương pháp này.
Vượt ra ngoài những định nghĩa của động não và hãy bắt đầu
Tìm hiểu thêm trong Hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi về kỹ thuật động não hoặc khám phá các kỹ thuật để tạo ra các ý tưởng sáng tạo hơn trong bài viết này:
- Động não19 kỹ thuật động não hàng đầu để tạo ra ý tưởng cho mọi tình huốngLisa Jo Rudy
Kỹ thuật động não theo định nghĩa là một phần của quá trình tư duy sáng tạo. Sử dụng nó trong qua trình hội ý hoặc đưa ra ý kiến của chính bản thân mình. Chỉ cần bạn xác định mục tiêu rõ ràng, và làm theo một số quy tắc cơ bản để mọi người trong nhóm có thể theo dõi, và xử lý các ý tưởng sau khi hoàn thành. Bằng cách này, bạn có thể làm việc với các ý tưởng sáng tạo và liên quan nhất mà bạn có được.