Purchasing là mua hàng, nghĩa là vai trò của phòng Purchasing chỉ là làm sao để mua được hàng cho doanh nghiệp? Thật ra, cách lý giải này không sai, tuy nhiên nó chỉ được áp dụng cho những công ty có quy mô nhỏ, khi mua hàng chỉ chỉ là một công việc mà bất kỳ phòng ban nào cũng làm được, hoặc các phòng ban không đặt nặng về chiến lược, chỉ mua hàng theo danh sách với tiêu chí đủ số lượng.
Đối với các doanh nghiệp lớn như các doanh nghiệp Global, Purchasing là phòng ban vô cùng chiến lược, là mấu chốt giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí chuỗi cung ứng và góp phần giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu cuối cùng của mình. Vì thế, trách nhiệm của phòng Purchasing sẽ nhiều hơn là tối ưu chi phí. Trách nhiệm của phòng Purchasing sẽ gắn liền với hoạt động của các phòng ban khác, hướng đến việc hoàn thiện và phát triển các quy trình, hiệu quả mua hàng, mang lại hiệu suất cho toàn chuỗi cung ứng. Bài viết này đề cập đến 5 vai trò và trách nhiệm chủ chốt của phòng Purchasing trong một chuỗi cung ứng như sau:
Để lập kế hoạch mua hàng, trước hết phòng mua hàng sẽ nhận được yêu cầu mua hàng [Purchase Requirement] từ phòng ban Operations hay các phòng ban khác. Nhiệm vụ của phòng Purchasing lúc này là xem xét và hỗ trợ các phòng ban đánh giá và hoàn thiện các trường thông tin mua hàng phù hợp như số lượng, chất lượng sản phẩm,…
Ví dụ: Khi một phòng ban gửi yêu cầu mua văn phòng phẩm là giấy A4, phòng mua hàng có thể đặt câu hỏi rằng “Nếu giấy A4 dùng riêng cho nội bộ công ty, vậy có cần thiết phải dùng chất lượng quá tốt không, từ đó đưa ra đề xuất phù hợp hơn để tối ưu chi phí mua hàng.
THAM KHẢO BÀI VIẾT: TOP 5 KỸ NĂNG TRỞ THÀNH MỘT NHÂN VIÊN MUA HÀNG
Một quy trình hiệu quả, ngoài việc quản lý tốt các hoạt động và các thông tin phía nhà cung ứng, các quy trình bên trong doanh nghiệp cũng cần được quản lý chặt chẽ. Hoạt động mua hàng chậm trễ thường xuất phát từ việc ngắt quãng thông tin giữa các phòng ban. Vì thế, phòng mua hàng thường phải đánh giá và cải thiện các quy trình nội bộ như: quy trình trao đổi thông tin giữa các phòng ban, quy trình phê duyệt hóa đơn mua hàng,…
Bên cạnh đó, để hoạt động Purchasing ngày càng phát triển, thực hiện tốt nhiệm vụ mua hàng và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp, các cấp quản lý sẽ phối hợp cùng các phòng ban triển khai hoạt động đào tạo nội bộ. Không những thế, việc cải thiện các hệ thống thu mua cũng góp phần rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả và hiệu suất của hoạt động mua hàng.
THAM GIA: CỘNG ĐỒNG LOGISTICS VÀ SUPPLY CHAIN VIỆT NAM
Ngoài việc quản lý, cải thiện và phát triển các nhà cung ứng hiện hành, phòng Purchasing thường sẽ tìm kiếm và tạo danh sách các nhà cung ứng tiềm năng dựa trên các đánh giá về chất lượng, giá cả, thương hiệu,… nhằm mục đích lưu trữ tài nguyên, khai thác và lên kế hoạch hợp tác trong tương lai.
Quá trình mua hàng có thể bị ảnh hưởng bởi những xung đột giữa các phòng ban. Mỗi phòng ban sẽ có những mục tiêu và kế hoạch riêng và ai cũng muốn được giải quyết đề xuất của mình trong thời gian ngắn nhất. Tuy nhiên, điều này sẽ gây ảnh hưởng đến quy trình mua hàng và dẫn đến kết quả cuối cùng không như mong đợi. Hay những trường hợp giữa phòng ban Finance về vấn đề tài chính, chẳng hạn trường hợp thanh toán hóa đơn chậm trễ, điều này có thể gây ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp.
Những xung đột này thường xảy ra thường xuyên, vì thế để tránh những tình trạng này, các phòng ban cần phải thấu hiểu kế hoạch và quy trình làm việc của nhau. Xây dựng mối quan hệ khăng khít bằng cách tạo nhiều cơ hội để các nhân sự tương tác, chia sẻ về công việc của nhau. Từ đó, các công việc sẽ được giải quyết một cách dễ dàng hơn.
Mục tiêu và chiến lược của bất kỳ nào đều cần phải được phát triển dựa trên mục tiêu chung của doanh nghiệp. Thông thường Purchasing sẽ là phòng ban sử dụng ngân sách của doanh nghiệp nhiều nhất, vì thế họ cần phải sử dụng nguồn tiền một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Thế nhưng, trong một vài trường hợp, tối ưu chi phí không còn là mục tiêu hàng đầu của phòng mua hàng, mục tiêu này sẽ thay đổi theo mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Ví dụ: Mục tiêu trong một năm của doanh nghiệp là mở rộng thị trường thay vì tăng doanh số, lúc này mục tiêu của phòng Purchasing cũng sẽ thay đổi từ tối ưu chi phí sang làm sao để tìm được nhà cung ứng đáp ứng đủ các tiêu chí mà doanh nghiệp đề ra.
Tạm kết:
Mua hàng chiến lược gắn liền với những mục tiêu và trách nhiệm đối với chuỗi cung ứng. Vai trò của phòng mua hàng trong chuỗi cung ứng là vô cùng quan trọng, không chỉ riêng việc tối ưu chi phí. Để quá trình mua hàng hiệu quả, phòng mua hàng phải xây dựng mạng lưới kết nối tốt với các bên liên quan bên trong và bên ngoài chuỗi nhằm cải thiện và phát triển quy trình mua hàng, tăng hiệu suất cho toàn chuỗi cung ứng.
Chuỗi cung ứng là gì? Đã trở thành một chủ đề luôn nhận được sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu đúng về thuật ngữ này.
Sau đây, Tài Chính Plus sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc liên quan đến chuỗi cung ứng là gì? Bên cạnh đó, bài viết còn giúp bạn nắm bắt được những thành phần quan trọng nhất của mô hình này.
Chuỗi cung ứng là gì?
Chuỗi cung ứng còn được biết đến với tên gọi khác là Supply Chain. Đây là một hệ thống bao gồm những con người, tổ chức, và những nguồn lực khác liên quan tới công việc vận chuyển dịch vụ hoặc sản phẩm từ nhà sản xuất[người cung cấp] đến với người tiêu dùng.
Cụ thể hơn, một chuỗi cung ứng hoàn chỉnh không đơn thuần chỉ gồm nhà cung cấp mà hoạt động này còn liên quan mật thiết tới các nhà vận chuyển, nhà kho, đại lý bán lẻ và khách hàng.
Vai trò chuỗi cung ứng
Thông qua định nghĩa về chuỗi cung ứng là gì, chúng ta có thể dễ dàng nắm bắt được tác dụng của những mô hình này trong những hoạt động sản xuất, kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Theo đó, trong quy trình vận hành của một tổ chức, người quản lý cần thấu hiểu được những vai trò trọng tâm của chuỗi cung ứng, nó sẽ giúp họ có thể:
- Vận hành ổn định bộ máy sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp theo một trật tự thống nhất và khoa học.
- Phòng tránh được những rủi ro khi quản lý, sản xuất sản phẩm hay dịch vụ.
- Nắm bắt vai trò của chuỗi cung ứng chính là tiền để giúp nhà quản lý tìm ra các chiến lược đúng đắn, khai thác nhân lực và sử dụng vật tư đúng nơi cần thiết,… Từ đó đưa các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp vào quỹ đạo như ý, giúp tổ chức phát triển lên một tầm cao mới.
- Doanh nghiệp không thiết lập chuỗi cung ứng cụ thể khiến từng khâu vận hành sản xuất không đồng nhất, sản phẩm không đảm bảo chất lượng,.. dễ đi tới đà phá sản.
Sơ đồ chuỗi cung ứng
Hiện nay, chuỗi cung ứng của nhiều doanh nghiệp lớn tại nước ta đang được vận hành theo chuỗi cung ứng quốc tế có tên gọi là SCOR[hay còn được gọi là Supply Chain Operations Reference].
Trong đó, một sơ đồ chuỗi cung ứng tiêu chuẩn sẽ bao gồm 6 quy trình cơ bản là: Lập kế hoạch, sản xuất sản phẩm, mua sắm, cung cấp, Logistics và hệ thống quy trình công nghệ.
Các thành phần chính trong một chuỗi cung ứng
Khi một doanh nghiệp có thể thiết lập những thành phần trong chuỗi cung ứng cân đối với nhau sẽ đem đến những hiệu quả rõ rệt, thúc đẩy tăng trưởng doanh số bền vững cho họ. Cụ thể, mội chuỗi cung ứng hoàn chỉnh sẽ được cấu thành từ 5 thành phần cơ bản:
Nhà cung cấp nguyên liệu
Nhà cung cấp nguyên liệu được đánh giá là một trong những mắt xích quan trọng nhất của toàn bộ chuỗi cung ứng. Vì không có nguyên liệu thì không thể tạo thành sản phẩm.
Nhà sản xuất
Nhà sản xuất chính là nơi tiếp nhận nguyên liệu và hoàn thiện chúng thành những sản phẩm trước khi gửi đến khách hàng. Có thể nói, nhà sản xuất và nhà cung cấp có mối liên hệ bền vững với nhau. Nếu như một trong 2 thành phần này gặp trục trặc sẽ gây ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng.
Nhà phân phối
Sau khi đã hoàn thành các sản phẩm, một mình doanh nghiệp sẽ khó lòng đưa tất cả các sản phẩm đến tay tất cả những khách hàng tiềm năng. Thay vào đó, một nhà phân phối có thể thay họ phụ trách công việc này.
Tuy nhiên, một nhà phân phối không thể đảm nhiệm vai trò đưa sản phẩm tới tất cả những khách hàng trên thị trường. Bởi họ thường trao đổi hàng hóa với số lượng lớn và ít khi bán lẻ cho các khách hàng.
Vì lẽ đó, nhà phân phối sẽ liên kết với những đại lý bán lẻ, ví dụ như siêu thị, cửa hàng tiện lợi,… để gửi hàng hóa đến tay người tiêu dùng.
Đại lý bán lẻ
Đại lý bán lẻ sẽ đảm đương nhiệm vụ bán lẻ những hàng hóa do nhà phân phối cho khách hàng của họ. Thông thường, các đối tượng này sẽ nhập một lượng lớn các sản phẩm hàng hóa tồn kho và bán lẻ lại cho những người muốn mua hàng.
Siêu thị, cửa hàng tạp hóa,… chính là những đại lý bán lẻ nằm trong chuỗi cung ứng của nhiều doanh nghiệp.
Khách hàng
Khách hàng là đối tượng cuối cùng trong chuỗi cung cứng, họ là người sẽ tiêu thụ các hàng hóa. Ngoài ra, người tiêu cùng cũng có thể tìm mua sản phẩm tại những nhà phân phối với một số lượng lớn, tuy nhiên tỷ lệ này rất thấp.
Đa phần họ đều lựa chọn những đại lý bán lẻ để mua các sản phẩm và những nhà phân phối cũng hiếm khi bán hàng cho họ.
Trên đây là 5 thành phần tiêu biểu của một chuỗi cung ứng. Chúng luôn xoay vòng và liên kết chặt chẽ với nhau để tạo nên doanh thu cho doanh nghiệp.
Kết luận
Hy vọng qua bài viết trên, bạn đọc đã thấu hiểu về chuỗi cung ứng là gì? Tầm quan trọng của nó đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Nếu bạn còn thắc mắc khác, hãy liên hệ ngay với Tài chính Plus để được giải đáp nhé!