Cách đánh dấu hàng trong Excel dựa trên văn bản
|
Định dạng có điều kiện thường kiểm tra giá trị trong một ô và áp dụng định dạng trên các ô khác. Một ứng dụng tuyệt vời của định dạng có điều kiện là đánh dấu toàn bộ hàng hoặc nhiều hàng dựa trên giá trị ô và điều kiện được cung cấp trong công thức Nó rất hữu ích vì đối với một tập dữ liệu có hàng tấn giá trị, nó trở nên cồng kềnh để phân tích chỉ bằng cách đọc dữ liệu. Vì vậy, nếu chúng tôi đánh dấu một vài hàng dựa trên một số điều kiện, thì người dùng sẽ dễ dàng suy luận hơn từ tập dữ liệu. Ví dụ, trong một trường đại học, một số sinh viên đã bị đưa vào danh sách đen do một số hoạt động bất hợp pháp. Vì vậy, trong bản ghi Excel, quản trị viên có thể đánh dấu các hàng có các bản ghi sinh viên này Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem cách đánh dấu (các) hàng dựa trên (các) giá trị ô bằng cách sử dụng một ví dụ thời gian thực phù hợp được hiển thị bên dưới Ví dụ. Xem xét dữ liệu nhân viên của công ty có mặt. Bảng sau đây bao gồm dữ liệu về (các) dự án đã được chỉ định cho nhân viên, tuổi và ID của họ. Một nhân viên có thể làm việc trên nhiều dự án. Ô trống trong dự án biểu thị rằng không có dự án nào được giao cho nhân viên đó Làm nổi bật các hàng1. Trên cơ sở đối sánh văn bản. Mục tiêu. Đánh dấu tất cả các hàng có Tên nhân viên là “Srishti” bước 1. Chọn toàn bộ tập dữ liệu từ A3 đến D14 trong trường hợp của chúng tôi 2. Trong Tab Home chọn Định dạng có điều kiện. Một trình đơn thả xuống mở ra 3. Chọn Quy tắc mới từ trình đơn thả xuống. Hộp thoại mở ra  4. Trong hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới, chọn “Sử dụng Công thức để xác định các ô cần định dạng” trong tùy chọn Chọn Loại Quy tắc 5. Trong hộp công thức, viết công thức =$B2="Srishti" $ is used to lock the column B, so that only the cell B is looked starting from Row 2 Ban đầu, công thức sẽ kiểm tra xem tên “Srishti” có xuất hiện hay không trong ô B2. Bây giờ, vì ô B đã bị khóa và lần kiểm tra tiếp theo sẽ được thực hiện từ ô B3, v.v. cho đến khi điều kiện được khớp 6. Trong trường Xem trước, chọn Định dạng rồi vào Điền rồi chọn màu tô sáng thích hợp và bấm OK 7. Bây giờ bấm OK và các hàng sẽ được đánh dấu Hàng được đánh dấu 2. Kết hợp không phải văn bản dựa trên số Mục tiêu. Đánh dấu tất cả các hàng có tuổi nhỏ hơn 25 Tiếp cận Lặp lại các bước trên như đã thảo luận và trong công thức viết =$C3<25 Hàng được đánh dấu 3. Trên cơ sở điều kiện OR/AND OR, AND được sử dụng khi chúng ta có nhiều điều kiện. Đây là các toán tử logic hoạt động trên giá trị True
Mục tiêu. Đánh dấu tất cả các hàng nhân viên đang làm việc trên Dự án 1 hoặc Dự án 4 Chi tiết dự án ở cột D. Vì vậy, công thức sẽ là =OR($D3="P-1",$D3="P-4") Mục tiêu. Giả sử nhân viên Rishabh đã hoàn thành dự án P-3. Quản trị viên được yêu cầu đánh dấu hàng và lưu giữ hồ sơ về các dự án đã hoàn thành Tên ở cột B và chi tiết dự án ở cột D. Công thức sẽ là =AND($B3="Rishabh",$D3="P-3") Hàng được đánh dấu
4. Trên cơ sở của bất kỳ hàng trống Mục tiêu. Kiểm tra xem có (các) hàng trống nào không. Nếu tồn tại (s), sau đó làm nổi bật nó Chi tiết dự án ở cột D. Chúng ta sẽ sử dụng hàm COUNTIF() để kiểm tra số lượng bản ghi trống. Công thức sẽ là =COUNTIF($A3:$D3,"")>0 "" : Denotes blank Công thức trên kiểm tra từng cột một và xem liệu có ít nhất một hàng trống không. Nếu giá trị công thức lớn hơn 0 thì việc đánh dấu sẽ được thực hiện, ngược lại COUNTIF sẽ trả về giá trị FALSE và sẽ không có đánh dấu nào được thực hiện 5. Trên cơ sở nhiều điều kiện và mỗi điều kiện có màu sắc khác nhau Mục tiêu. Giả sử công ty muốn phân biệt nhân viên dựa trên độ tuổi của họ. Nhân viên có độ tuổi trên 25 là nhân viên cấp cao và có độ tuổi trên 20 nhưng nhỏ hơn hoặc bằng 25 là nhân viên phát triển cấp dưới hoặc thực tập sinh. Vì vậy, quản trị viên được yêu cầu đánh dấu hai danh mục này bằng các màu khác nhau Thực hiện Trong trường công thức viết công thức =$C3>25 Điều này sẽ làm nổi bật tất cả các hàng có tuổi lớn hơn 25 Một lần nữa trong trường công thức viết công thức =$C3>20 Điều này sẽ làm nổi bật tất cả các hàng lớn hơn 20. Trên thực tế, nó sẽ thay đổi màu của các hàng có tuổi lớn hơn 25. Vì, nếu một số lớn hơn 20 thì chắc chắn nó lớn hơn 25. Vì vậy, tất cả các ô có tuổi lớn hơn 20 sẽ được đánh dấu bằng cùng một màu. Điều này tạo ra một vấn đề vì mục tiêu của chúng tôi là tạo hai nhóm riêng biệt. Để giải quyết vấn đề này, chúng ta cần thay đổi mức độ ưu tiên đánh dấu các hàng. các bước là
Thứ tự của điều kiện cần phải được thay đổi. Điều kiện ở trên cùng sẽ được ưu tiên hơn điều kiện ở dưới. Vì vậy, chúng ta cần di chuyển điều kiện thứ hai lên đầu điều kiện thứ nhất bằng biểu tượng hướng lên sau khi chọn điều kiện
Có thể quan sát thấy rằng các hàng hiện được chia thành hai loại. Màu vàng dành cho nhân viên cấp cao và màu xanh lá cây dành cho nhân viên cấp dưới và thực tập sinh trong công ty dựa trên độ tuổi của họ |
