Chào luật sư! Tôi sinh năm 1986, hiện đang sinh sống và làm việc ở Thái Bình. Gần đây, tôi có công việc cần sử dụng tới giấy khai sinh bản gốc, nhưng hiện tại tôi đã bị thất lạc mất giấy khai sinh. Tôi có lên UBND xã yêu cầu cấp lại thì Sổ hộ tịch ở xã cũng bị thất lạc, không cấp trích lục khai sinh cho tôi được. Vậy cho tôi hỏi, trường hợp của tôi có thể được cấp lại khai sinh không? Đăng ký lại khai sinh ở đâu? Thủ tục làm lại giấy khai sinh như thế nào? Mong luật sư sớm giải đáp cho tôi. Tôi cảm ơn.
Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến cho Tổng đài tư vấn của Luật Quang Huy. Về vấn đề thủ tục đăng ký lại khai sinh theo quy định của pháp luật năm 2020 của bạn chúng tôi xin tư vấn cho bạn như sau:
Căn cứ pháp lý
- Luật hộ tịch năm 2014
- Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch;
Trường hợp nào được đăng ký lại khai sinh?
Điều kiện đăng ký khai sinh lại được quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP như sau:
1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
….
3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Như vậy, để thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh thì phải đáp ứng điều kiện đã đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 và Sổ hộ tịch cùng với bản chính giấy khai sinh đều bị mất. Cũng cần lưu ý rằng, cơ quan có thẩm quyền chỉ chấp nhận yêu cầu cấp lại giấy khai sinh đối với trường hợp người yêu cầu đăng ký lại còn sống ở thời điểm tiếp nhận hồ sơ, mà không cấp lại giấy khai sinh cho người đã chết.
Thẩm quyền đăng ký lại khai sinh
Vậy, mất giấy khai sinh gốc làm lại ở đâu? Cơ quan nào có thẩm quyền cấp lại giấy khai sinh?
Khoản 1 Điều 25 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch quy định về thẩm quyền đăng ký khai sinh lại như sau:
Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, kết hôn trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn.
Như vậy, trong trường hợp của bạn, bạn có thể mang hồ sơ xin cấp lại giấy khai sinh tại UBND cấp xã nơi bạn đã đăng ký khai sinh hoặc UBND cấp xã nơi bạn đang cư trú để làm các thủ tục cấp lại giấy khai sinh.
Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP có quy định về hồ sơ đăng ký lại giấy khai sinh như sau:
1. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau đây:
a] Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;
b] Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;
c] Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
Hồ sơ đăng ký lại khai sinh
Theo đó, khi làm thủ tục cấp lại giấy khai sinh, người yêu cầu cấp lại giấy này cần chuẩn bị các giấy tờ bao gồm:
- Tờ khai đăng ký lại giấy khai sinh theo mẫu. Trong mẫu tờ khai đăng ký lại khai sinh có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng bị mất giấy khai sinh bản gốc.
- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh.
Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai sinh lại mà không có bản sao Giấy khai sinh được công chứng, chứng thực hợp lệ, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh, thì những giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại việc sinh:
- Giấy chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
- Giấy tờ chứng minh về nơi cư trú.
- Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.
Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại việc sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị theo quy định.
Bước 1: Người có yêu cầu đăng ký lại giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.
Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.
Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm tên của người tiếp nhận.
Hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.
Trường hợp việc đăng ký lại này được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải nơi đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy việc đăng ký lại giấy khai sinh chính xác, đúng quy định pháp luật, công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân đồng ý giải quyết thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh, cùng người đi đăng ký khai sinh lại ký vào Sổ. Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký cấp Giấy khai sinh cho người có yêu cầu.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về quy định của pháp luật về thủ tục đăng ký khai sinh lại. Nếu có thắc mắc cần được giải đáp hoặc mong muốn được Luật sư trợ giúp về các vấn đề liên quan hoặc muốn sử dụng dịch vụ làm lại giấy khai sinh, bạn vui lòng liên hệ tới Luật sư tư vấn hôn nhân và gia đình qua HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy.
Trân trọng./.
Giấy khai sinh là một trong những giấy tờ cá nhân quan trọng và được cấp bởi cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Vậy khi bị mất giấy khai sinh, bạn cần phải làm gì? Hãy để Điện máy XANH chia sẻ đến bạn các thủ tục đăng ký lại giấy khai sinh cũng như trình tự thực hiện, hồ sơ và thời hạn giải quyết ra sao nhé!
1 Trường hợp nào được đăng ký lại khai sinh?
Theo những quy định nằm trong Điều 24Nghị định 123/2015/NĐ-CPcho hay người dân có thể tiến hành đăng ký lại giấy khai sinh như sau:
- Đã thực hiện được việc đăng ký khai sinh trước ngày 01/01/2016 tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
- Bản chính giấy khai sinh và sổ hộ tịch đều bị mất. Trường hợp còn lưu thì người dân có thể yêu cầu xin cấp trích lục khai sinh.
- Cần phải nộp giấy tờ hợp lệ và những tài liệu liên quan đến việc đăng ký khai sinh.
- Người yêu cầu đăng ký khai sinh phải còn sống tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ khai sinh với cơ quan.
2 Đăng ký lại giấy khai sinh ở đâu và bằng hình thức nào?
Theo quy định trong Điều 25 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, để đăng ký lại giấy khai sinh thì người dân cần đến một trong những cơ quan Nhà nước có thẩm quyền là:
- Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã thực hiện đăng ký khai sinh trước đây.
- Ủy ban nhân dân cấp xã nơi mà người yêu cầu đăng ký khai sinh đang thường trú.
Bên cạnh đó, người dân có thể chọn 1 trong 3 hình thức đăng ký giấy khai sinh như sau:
- Nộp trực tiếp: Người dân đến trực tiếp cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để thực hiện việc đăng ký lại giấy khai sinh. Hoặc có thể ủy quyền cho người khác để thực hiện việc đăng ký.
- Nộp trực tuyến: Người dân thực hiện và gửi hồ sơ được yêu cầu thông qua hệ thống đăng ký trực tuyến Dịch vụ công [Tham khảo thêmtại đây]. Sau đó, chọn Cơ quan thực hiện [nằm ở phía bên phải giao diện] > Chọn nút Đồng ý rồi làm theo hướng dẫn.
- Nộp dịch vụ bưu chính: Nếu chưa sắp xếp được thời gian đến trực tiếp hoặc không nộp hồ sơ qua hình thức trực tuyến, thì người dân có thể gửi trước hồ sơ đăng ký giấy khai sinh qua dịch vụ bưu chính đến cơ quan Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.
3 Hồ sơ xin cấp lại giấy khai sinh
Theo các quy định của Thông tư 04/2020/TT-BTP, Quyết định 1872/QĐ-BTP và Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì người dân cần phải chuẩn bị hồ sơ và xuất trình giấy tờ sau:
Giấy tờ phải nộp
- Tờ khai đăng ký lại khai sinh [theo mẫu] đã điền đủ thông tin. Tải bản Word Tại đây [MụcThành phần hồ sơ > Giấy tờ phải nộp].
- Bản sao có chứng thực liên quan đến giấy tờ cá nhân của người yêu cầu cùng với những tài liệu khác liên quan đến nội dung khai sinh như:
- Bản sao Giấy khai sinh đã được chứng thực từ bản chính, hoặc bản sao [bản chính] giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 [ở miền Bắc] và trước năm 1975 [ở miền Nam].
- Giấy tờ cá nhân của người yêu cầu [gồm có CCCD/CMND, Sổ hộ khẩu/Sổ tạm trú, thậm chí có thể xuất trình thêm Bằng tốt nghiệp, Học bạ và giấy tờ khác có in thông tin của người yêu cầu như Họ & Tên, Ngày - tháng - năm sinh].
Ngoài ra, có thể thêm văn bản ủy quyền [có chứng thực] theo quy định của Pháp luật đối với trường hợp ủy quyền cho người khác để thực hiện việc đăng ký lại khai sinh. Tuy nhiên, với các đối tượng như ông bà, cha mẹ, vợ chồng, anh chị em ruột thì văn bản ủy quyền không cần phải chứng thực.
Bên cạnh đó, với người yêu cầu đăng ký lại khai sinh thuộc các đối tượng như cán bộ, viên chức, công chức hoặc người đang công tác trong lực lượng vũ trang, thì cần phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của cá nhân yêu cầu, như thông tin gồm có họ - chữ đệm - tên, giới tính, ngày - tháng - năm sinh, dân tộc, quê quán, quốc tịch và mối quan hệ [mẹ - con, cha - con].
Giấy tờ phải xuất trình
Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ như trên, người yêu cầu đăng ký lại khai sinh cần phải xuất trình thêm giấy tờ khi đến cơ quan:
- CMND/CCCD hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân của người đó mà được cơ quan có thẩm quyền cấp, đồng thời còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân.
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định lại thẩm quyền đăng ký lại khai sinh.
4 Trình tự thực hiện cấp lại giấy khai sinh
Dưới đây là trình tự thực hiện các thủ tục để tiến hành việc cấp lại giấy khai sinh như sau:
Bước 1: Người yêu cầu đăng ký lại giấy khai sinh cần phải nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.
Bước 2: Người tiếp nhận [tại cơ quan thẩm quyền] có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hồ sơ và đối chiếu thông tin trong Tờ khai, đồng thời xem các giấy tờ có hợp lệ hay không.
Bước 3: Sau khi kiểm tra giấy tờ hợp lệ, người tiếp nhận sẽ viết giấy hẹn [có ghi rõ ngày - giờ để trả kết quả] cho người yêu cầu.
Trường hợp, hồ sơ chưa đầy đủ thì người tiếp nhận sẽ hướng dẫn cho người có yêu cầu, hoặc nếu không thể bổ sung để hoàn thiện ngay thì người tiếp nhận sẽ phải lập thành văn bản hướng dẫn [nêu rõ các loại giấy tờ và nội dung cầnbổ sung để hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định Pháp luật] cho người có yêu cầu.
Bước 4: Khi hồ sơ đã hợp lệ, thì công chức tư pháp - hộ tịch sẽ tiến hành kiểm tra và xác minh hồ sơ.
Với trường hợp việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây, thì công chức tư pháp - hộ tịch sẽ báo cáo với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã để có văn bản đề nghị UBND cấp xã nơi đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra và xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch.
Lúc này, UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây sẽ phản hồi lại bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch. Với trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh mối quan hệ cha - mẹ - con thì cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ tiến hành lập văn bản để đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh.
Không những thế, với trường hợp cơ quan công an không có thông tin để xác thực, thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh phải tiến hành lập văn bản cam đoan về thông tin của cha - mẹ và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.
Bước 5: Việc đăng ký lại khai sinh chính xác và đúng theo quy định Pháp luật, thì công chức tư pháp - hộ tịch sẽ báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Sau khi Chủ tịch Ủy ban nhân dân đồng ý giải quyết, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ tiến hành ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh, rồi hướng dẫn người yêu cầu kiểm tra lại nội dung Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh, sau đó ký tên vào Sổ.
Bước 6: Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký tên để hoàn tất việc cấp lại Giấy khai sinh cho người có yêu cầu.
5 Mức phí cấp lại giấy khai sinh
Mức phí cấp lại Giấy khai sinh do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định, như ở:
- Hà Nội: Theo Hội đồng nhân dân TP. Hà Nội quy định trongNghị quyết 06/2020/NQ-HĐND thì mức lệ phí đăng ký lại khai sinh là 50.000 VND/1 trường hợptại UBND cấp huyện và 5.000 VND/1trường hợptại UBND cấp xã.
- Hồ Chí Minh: Theo Hội đồng nhân dân TP. Hồ Chí Minh quy định trong Nghị quyết 124/2016/NQ-HĐND thì mức thu đăng ký lại khai sinh tại UBND cấp huyện là 50.000 VND/trường hợp và cấp xã là 5.000 VND/trường hợp.
Tuy nhiên, đối với người thuộc gia đình có công với cách mạng, người khuyết tật và người thuộc hộ nghèo thì được miễn lệ phí khi cấp lại Giấy khai sinh.
6 Thời hạn giải quyết hồ sơ cấp lại giấy khai sinh
Thời hạn giải quyết hồ sơ để cấp lại Giấy khai sinh, tùy theo mức độ hợp lệ của thông tin trên giấy tờ như:
- Đối với hồ sơ, giấy tờ đầy đủ và không cần xác minh thì thời gian giải quyết diễn ra trong 5 ngày làm việc.
- Đối với hồ sơ, giấy tờ còn thiếu, chưa hợp lệ và cần xác minh, thì thời hạn giải quyết tối đa 25 ngày làm việc.
7 Một số lưu ý khi cấp lại giấy khai sinh
Trong quá trình và thời gian cấp lại Giấy khai sinh có thể bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố như:
- Hồ sơ, giấy tờ đăng ký chưa hợp lệ nên cần tốn nhiều thời gian để bổ sung và giải quyết.
- Bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh hoặc thiên tai làm ảnh hưởng đến thời gian tiếp nhận - xác minh - cấp lại Giấy khai sinh.
Ngoài ra, hãy lưu ý một số điều dưới đây để hồ sơ được tiếp nhận nhanh, ít xảy ra sai sót về sau:
- Cân nhắc đến việc thêm giấy ủy quyền đăng ký lại khai sinh [nếu có].
- Các bản sao cần phải chứng thực để thuận tiện cho việc xác minh thông tin nhanh chóng.
Tham khảo thêm một số mẫu laptop đang được bán tại Điện máy XANH để tiến hành đăng ký thủ tục được nhanh hơn:
Hy vọng những chia sẻ phía trên, đã giúp bạn biết rõ về thủ tục đăng ký lại giấy khai sinh cùng với trình tự thực hiện, hồ sơ và thời hạn giải quyết giấy tờ này ra sao rồi nhé!