Cách gửi file năng qua Outlook

12/01/2021 11361

Hiện nay, công việc gửi mail đang là một hình thức trao đổi thông tin và dữ liệu. Bên cạnh đó hình thức gửi mail đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng để quảng cáo, tiếp thị, sản phẩm và dịch vụ của mình. Do đó cần phải có phương thức để gửi email cho nhiều người nhằm nhanh chóng và tránh mất thời gian. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến bạn cách gửi mail hàng loạt trong outlook cho nhiều người rất đơn giản.

Nếu phải gửi mail cho 1000 khách hàng trong đó mỗi email khi gửi đi bạn phải điền một số thông tin khách hàng với chức vụ và loại hình dịch vụ mà họ sử dụng, sẽ khiến bạn mất nhiều nhiều thời gian và công sức. Chính vì thế chức năng gửi mail hàng loạt kết hợp từ Outlook và Mail Merge sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng Mail Merge trong Outlook 2016, 2017, 2018, 2019 hay phiên bản 2020 mới nhất sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng.

Các bước chuẩn bị

Để gửi mail cho hàng loạt khách hàng, bạn cần chuẩn bị như sau: 

Một file word chứa nội dung gửi email

Một Microsoft Outlook đã cài tài khoản nhận gửi bình thường 

Một file excel chứa thông tin khách hàng 

Các bước thực hiện Mail Merge trong Outlook

Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu 

Bạn hãy mở file word đã chuẩn bị, vào tab mailings

Chọn Start Mail Merge

Chọn Email Messages

Chọn Select Receipients 

Chọn Use an Exiting List 

Hãy trỏ đường dẫn đến file excel 

Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng 

Sau đó nhấn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu. 

Bước 2: Đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung 

Tô chọn nội dung muốn thay đổi

Chọn Insert Merge Field -> chọn tiêu đề cột chứa nội dung 

Bước 3: Match Fields

Kiểm tra cột email được dùng cho trường Email - Address trong Microsoft Outlook.

Bước 4: Kiểm tra nội dung trước khi gửi

Để kiểm tra nội dung trước khi gửi bạn hãy chọn Preview Results 

Bước 5: Hoàn thành và gửi

Chọn Finish & Merge

• Edit individual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt 

• Send email messages: Gửi mail hàng loạt 

• Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi bưu điện 

Thông tin Merge email

• To: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện

• Subject line: tiêu đề thư 

• Mail format:

           html: gửi mail dạng này thì định dạng màu sắc, kiểu chữ, chèn link hình ảnh thoải mái 

           plain text: mail không có định dạng

Bấm OK để bắt đầu gửi 

Kiểm tra thành quả 

Mở outlook và kiểm tra thư trong mục Sent Mail

Mail sẽ tự động gửi hết 

Gửi email là một hình thức người dùng trao đổi thông tin và dữ liệu với nhau, outlook còn được coi là kênh tiếp thị quảng cáo nhằm giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của các đơn vị doanh nghiệp rất hiệu quả. Trên đây là cách gửi mail hàng loạt trong Outlook và Mail Merge, hi vọng bài viết này sẽ trở nên thật hữu ích cho công việc của các bạn.

---

Mặc định file đính kèm trong Microsoft Outlook 2010 là 20 MB. tuy nhiên nếu bạn cần đính kèm file lớn hơn, bạn có thể tăng giá trị giới hạn này theo bài viết dưới đây.

Bước 1: Mở regedit

Tại thanh tìm kiếm trên Windows, bạn tìm kiếm regedit và chọn vào Registry Editor.

Bước 2: Chỉnh sửa giới hạn gửi file đính kèm

Bạn tìm đến đường dẫn sau (trong đó 15.0 hoặc một số khác tùy phiên bản Outlook bạn sử dụng)

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Sau đó, bạn chuột phải vàoPreferencesvà chọnNew > DWORD (32-bit) Value

Bạn đặt tên cho file mới tạo là MaximumAttachmentSize, vàđiền vào ôValuesẽ trở là dung lượng tối đa cho phép đối với file đính kèm trong Outlook (Ví dụ 102400 là 100Mb)

Vậy là bạn đã tăng được dung lượng file đính kèm trong Outlook, tuy nhiênkhông phải nhà cung cấp dịch vụ ISP nào cũng hỗ trợ file đính kèm với dung lượng lớn, Ví dụ như Gmail chỉ là 25Mb, dịch vụ Email Business tại HOSTVN chỉ hỗ trợ gửi đi file đính kèm dưới 23Mb.