Thuyết phục, đàm phán là kỹ năng quan trọng dẫn đến sự thành công đặc biệt là trong kinh doanh. Để có thể chia sẻ các nguồn tài nguyên, chia sẻ lợi ích, hợp tác phát triển, chúng ta phải phải tiến hành đàm phán, thương lượng với nhau. Để trở thành người có khả năng đàm phán, thương lượng tốt cần biết và hiểu rõ 3 kỹ năng đàm phán sau.
Kỹ năng đàm phán kiểu mềm
Kiểu đàm phán mềm thường được sử dụng trong gia đình, trong mối quan hệ bạn bè thân thiết hoặc khi người đàm phán cần nhượng bộ để giữ gìn mối quan hệ.
Người đàm phán lựa chọn kiểu đàm phán này, khi họ muốn:
- Chú trọng đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên,
- Tin cậy đối tác, chịu nhượng bộ để giữ gìn mối quan hệ thân thiện
- Đề xuất những giải pháp tạo điều kiện cho đối tác theo phương châm “lọt sàng thì xuống nia”.
- Nhấn mạnh mối quan hệ chứ không đặt nặng về lợi ích kinh tế.
Nếu hai bên đều lựa chọn kiểu đàm phán này thì khả năng thành công của cuộc đàm phán là rất lớn, tốc độ đàm phán nhanh, quan hệ giữa hai bên tốt đẹp. Tuy nhiên, nếu gặp đối tác không có tinh thần hợp tác thì việc áp dụng kiểu đàm phán này sẽ dễ gây thua thiệt cho nhà đàm phán.
Kỹ năng đàm phán kiểu cứng
Đàm phán kiểu cứng thực sự là một cuộc tranh đấu về ý chí để đạt được thỏa thuận có lợi chỉ cho một phía. Với kiểu đàm phán này, người đàm phán chủ trương áp đảo, đè bẹp đối phương. Kiểu đàm phán này thường dẫn đến kết quả thắng – thua [win – lose].
Khi lựa chọn kiểu đàm phán này, người đàm phán thường:
- Dồn sức vào việc bảo vệ lập trường của mình;
- Tỏ thái độ kiên quyết, cứng rắn;
- Liên tục gây sức ép buộc đối phương lùi bước.
Cách thức đàm phán này giúp nhà đàm phán có thể áp đảo đối phương để đạt được các thỏa thuận hoàn toàn có lợi cho mình. Tuy nhiên, kiểu đàm phán này dễ gây cho đối phương cảm xúc bất bình, tức giận vì bị thua thiệt. Cuộc đàm phán sẽ rơi vào tình trạng giằng co, kéo dài, làm quan hệ đôi bên căng thẳng, có thể dẫn đến mối quan hệ bị cắt đứt.
Kỹ năng đàm phán kiểu nguyên tắc
Khi lựa chọn kiểu đàm phán nguyên tắc, người đàm phán chủ trương tách rời mâu thuẫn giữa công việc và con người, đối với công việc thì cứng rắn còn đối với con người thì ôn hòa.
Đặc điểm của kiểu đàm phán nguyên tắc là:
- Tách biệt cảm xúc và công việc;
- Hai bên tập trung vào lợi ích thực sự chứ không cố giữ lấy lập trường;
- Đưa ra các phương án khác nhau để lựa chọn thay thế;
- Kết quả của thỏa thuận cần dựa trên những tiêu chuẩn khách quan.
Kiểu đàm phán này chú ý đến việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp của hai bên nhưng vẫn giữ lợi ích của mình và đối tác. Nhà đàm phán phải xây dựng được các phương án mang tính thay thế phù hợp với cả lợi ích của mình và lợi ích của bên đối tác. Từ đó khiến hai bên từ đối kháng đi đến điều hòa.
Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng
Francois de Cailere – nhà đàm phán nổi tiếng người Pháp đã khẳng định: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác.
Ví dụ:
1. Câu chuyện dân gian trong bài thơ “Thằng Bờm có cái quạt mo”, phú ông “đàm phán” với thằng Bờm để đổi lấy cái mình muốn!
2. Việt Nam với Pháp đàm phán để ký kết Hiệp định Giơnevơ năm 1954 kết thúc chiến tranh, lập lại hòa bình ở Đông Dương.
3. Ở Công ty A đã xảy ra một vụ đình công đòi tăng lương. Chủ doanh nghiệp muốn công nhân chấp nhận mức lương tối thiểu là 3tr/tháng. Đại diện công nhân không chịu với giá thấp hơn 5tr/tháng. Sau khi đàm phán vài ba lần không xong, chủ công ty A nói với đại diện công nhân là: "Nếu các anh không chấp nhận thì 5 ngày nữa tôi sẽ tuyên bố phá sản công ty và toàn bộ các anh không có việc làm. Tôi cho các anh 5 ngày suy nghĩ. Tùy các anh".
Cuối cùng công nhân đã nhượng bộ và chấp nhận. Thực ra, ở đây công nhân cũng có phần được vì họ không muốn mất việc làm. Ông chủ cũng có phần được vì không mất thêm tiền. Và nhà nước cũng được vì không phải giải quyết số người thất nghiệp và còn thu được thuế từ công ty cũng như các khỏan tiền bảo hiểm khác.
II. Tại sao phải đàm phán
- Người ta muốn có được điều mình muốn với mức chi phí hợp lý.
- Đàm phán có thể mang lại những kết quả tốt hơn.
- Giải quyết những điểm bất đồng để đạt được lợi ích chung.
- Để bảo vệ lợi ích của mình, thỏa mãn nhu cầu của mình một cách tốt nhất có thể được .
III. Những nguyên tắc cơ bản
1. Đàm phán là một việc tự nguyện
2. Phải có ít nhất một trong các bên muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại và tin rằng sẽ đạt được mong muốn đó.
3. Chỉ xảy ra khi các bên cùng hiểu rằng những quyết định được hình thành trên cơ sở thỏa thuận chung chứ không phải là quyết định đơn phương
4. Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán
5. Cuộc đàm phán thành công là cuộc đàm phán có các bên cùng đạt được mong muốn trong phạm vi nào đó
6. Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán.
IV. Các phương pháp đàm phán
Đàm phán có thể chia ra 3 phương pháp:
1. Đàm phán kiểu cứng:
- Còn gọi là đàm phán kiểu lập trường, trong đó người đàm phán đưa ra một lập trường cứng rắn nhằm áp đảo đối phương.
- Đàm phán kiểu này thực sự là một cuộc tranh đấu về ý chí để đạt được thỏa thuận về một phía
Các bên dễ nảy sinh cảm xúc bất bình, tức giận vì bị thua thiệt.
Các bên cố gắng để tranh giành hơn thua, làm cho mối quan hệ trở nên căng thẳng nguy cơ mối quan hệ bị cắt đứt.
2. Đàm phán kiểu mềm
- Là đàm phán hữu nghị, người đàm phán hết sức tránh xung đột, dễ dàng chịu nhượng bộ để giữ mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên.
- Nhấn mạnh mối quan hệ chứ không đặt nặng về lợi ích kinh tế.
- Cách thức thông thường là tin cậy đối tác, đề ra kiến nghị, chịu nhượng bộ, giữ gìn mối quan hệ thân thiện.
- Kiểu đàm phán này thường được sử dụng trong mối quan hệ gia đình, bạn bè...
Ví dụ: Vợ chồng đàm phán với nhau để làm việc nhà, đưa đón con đi học...
3. Đàm phán kiểu nguyên tắc:
- Là kiểu đàm phán tách biệt cảm xúc và công việc
- Hai bên tập trung vào lợi ích thực sự chứ không cố giữ lấy lập trường.
- Cần đề ra phương án khác nhau để lựa chọn và thay thế
- Kết quả của thỏa thuận dựa trên những tiêu chuẩn khách quan.
Ví dụ: Nhân viên A muốn đi học thêm lớp Anh văn nhưng mới đầu lãnh đạo không đồng ý. Sau khi anh đưa ra lý do đi học để nâng cao trình độ và hứa sẽ đảm bảo hoàn thành công việc kể cả khi làm thêm ngoài giờ thì lãnh đạo đã suy nghĩ lại và quyết định đồng ý cho anh đi học.
V. Các hình thức đàm phán
a. Đàm phán bằng văn bản
Ví dụ:
- Đàm phán để xác định vị trí đặt cột mốc biên giới giữa Việt Nam và Lào.
- Khế ước vay vốn ngân hàng.
- Làm tờ trình xin hoãn thời gian nộp thuế.
b. Đàm phán trực tiếp
Khi đàm phán trực tiếp cần chú ý các vấn đề sau:
- Bắt tay
-Trao và nhận danh thiếp
-Ứng xử với phụ nữ
- Thăm hỏi
- Tiếp chuyện
c. Đàm phán qua điện thoại
Khi đàm phán cần chú ý:
- Người gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi?
- Người nhận thể hiện sự sẵn sàng lắng nghe
- Hãy mỉm cười khi nói chuyện điện thoại
- Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ mình vẫn đang cầm máy.Nếu cần giữ quá lâu thì hãy yêu cầu người gọi xem mình có thể gọi lại cho họ không?
- Sẵn sàng ghi chép khi điện thoại
- Để người gọi kết thúc cuộc nói chuyện
VI. Các bước đàm phán
Bước 1: Chuẩn bị đàm phán
- Thu thập thông tin: tìm hiểu các thông tin về đối phương, tìm hiểu nhu cầu của xã hội… trước khi đàm phán.
- Đề ra mục tiêu: phải cụ thể và chú ý đến các yếu tố như tính thực tế, mối quan hệ giữa kết quả và chi phí, mức độ chấp nhận các điều kiện...
- Chuẩn bị nhân sự: phải lựa chọn thành viên của đoàn đàm phán, tự đánh giá năng lực của từng thành viên để có thể đoán trước được điểm lợi và bất lợi của cuộc đàm phán.
- Chuẩn bị nội dung cuộc đàm phán.
- Thiết lập các chiến lược như: chiến lược “cộng tác”, chiến lược “thỏa hiệp”, chiến lược “hòa giải”...
- Lựa chọn chiến thuật: địa điểm, thời gian, thái độ trong cuộc đàm phán.
Bước 2: Tiến hành đàm phán
a. Mở đầu cuộc đàm phán.
- Tạo không khí đàm phán: tạo thái dộ tin cậy đối phương, thành thật hợp tác.
- Đưa ra ý tưởng, đề nghị ban đầu
- Lập chương trình làm việc
- Tạo sự hiểu biết.
b. Thống nhất chương trình đàm phán: thảo luận, trao đổi thông tin
c. Khai thác nhu cầu của các bên: đưa ra các câu hỏi, trả lời các câu hỏi của dối phương, lắng nghe, quan sát đối phương.
Bước 3: Kết thúc đàm phán
1. Xác định thời điểm kết thúc đàm phán
2. Hoàn tất thỏa thuận:
Để tránh những bất ngờ khó chịu, trước khi ngừng việc đàm phán cuối cùng:
- Làm cho dễ hiểu những điều kiện của thỏa thuận.
- Tự hỏi những câu hỏi: Ai đạt được bao nhiêu của cái gì, khi nào?
- Đưa ra đề nghị cuối cùng, soạn thảo văn bản, kiểm tra và ký kết văn bản.
3. Rút kinh nghiệm
Đây là giai đoạn kiểm tra lại kết quả của những giai đoạn trước, nhằm rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau. Rút kinh nghiệm ngay sau đàm phán và rút kinh nghiệm trong suốt quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng.
VII. Các nguyên tắc để thành công trong đàm phán
1. Ấn tượng ban đầu.
2. Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán.
3. Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán.
4. Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói.
5. Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt.
6. Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều.
7. Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào.
8. Ðể thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết.
9. Ðể tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới.